10 — Der Kalender ist voll. Wer arbeitet, wenn jemand fehlt?

Abwesenheit ist eine Kalenderfrage, keine Charakterfrage

Bevor eine Zahl kommt, eine Klarstellung, weil in dieser Branche an diesem Punkt viel Unsinn geredet wird.

Urlaub, Krankheit, Feiertage, Fortbildung, Elternzeit, Pflegezeit, Freistellungen: Das sind rechtmäßige Abwesenheiten. Sie sind kein Entgegenkommen, sondern Teil des Arbeitsverhältnisses — und sie sind der Grund, warum die Anwesenheitsquote von 82,8 Prozent aus Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge” in deinem Stundensatz steckt.1 Diese Quote ist eine Annahme über einen Kalender, keine Aussage über Menschen.

Belegter Missbrauch ist etwas völlig anderes. Wenn du im Einzelfall einen konkreten, belegbaren Fall hast, ist das ein arbeitsrechtlicher Vorgang mit Nachweis, Anhörung und Prüfung — und er hat mit deiner Kapazitätsplanung nichts zu tun. Wer seine Planung auf Verdacht baut, hat beides falsch: die Planung, weil Verdacht keine Zahl ist, und das Verhältnis, weil Menschen merken, wie man über sie denkt. Und wer deshalb schlechter planen muss, zahlt doppelt.2

Womit du planst, ist deine eigene Aufzeichnung der letzten zwölf Monate: Wie viele geplante Einsätze mussten vertreten werden? Das ist eine Zahl, die du hast, sobald du sie führst.

Zwei verschiedene Ausfälle, und sie werden dauernd verwechselt

In Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge” steht Position 5 der neun Kalkulationspositionen, und sie ist die, die am häufigsten nur halb gerechnet wird. Ausfall kommt zweimal vor.

Erstens: die bezahlten Ausfallzeiten der Kraft selbst. Die stecken im Stundensatz. 19,68 Euro Lohnkosten je bezahlter Stunde geteilt durch 82,8 Prozent Anwesenheit ergeben 23,77 Euro je geleisteter Stunde. Damit ist bezahlt, dass die Kraft 250 Tage Geld bekommt und 207 Tage arbeitet.

Zweitens: die Vertretung. Das ist der Aufpreis dafür, dass die Arbeit trotzdem an diesem Abend gemacht wird. Sie steckt nicht im Stundensatz. Wer glaubt, mit den 23,77 Euro sei alles abgedeckt, hat die Stunde bezahlt, aber nicht die Verfügbarkeit.

Rechenbeispiel Reservezuschlag, Modell, frei gewählte Annahmen, netto, Monat, Sätze aus Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge”. Hoffmann verkauft 520 Objektstunden im Monat. Seine Auswertung der letzten zwölf Monate ergibt, dass 7,2 Prozent der geplanten Einsätze vertreten werden mussten — gewählte Annahme, keine Branchenzahl: 37 Objektstunden im Monat.3

Vertretung läuft bei ihm über Mehrarbeit und kurzfristige Umplanung, angesetzt mit 25 Prozent Aufschlag: 29,71 € statt 23,77 € je Stunde. 37 h × 29,71 € = 1.099 € gegen 37 h × 23,77 € = 879 €. Differenz 220 Euro im Monat.

Auf 520 verkaufte Objektstunden: 0,42 Euro je Objektstunde. Klingt nach nichts. Sein Gewinn beim Beispielobjekt liegt bei 131 Euro auf 43,4 Objektstunden, also 3,02 Euro je Stunde — die 42 Cent sind ein Siebtel seines Gewinns.

Diese 42 Cent sind der Risikozuschlag aus Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge”, nur jetzt mit einer Herkunft statt mit einem Bauchgefühl.4 Und sie sind der Grund, warum „ich habe ja Kapazität” keine Antwort auf die Frage nach Vertretung ist.

Reserve ist nicht eine Zahl, sondern eine Zahl mit einer Uhrzeit

Hoffmann hat rund 120 freie Einsatzstunden im Monat (Kapitel 1 von „Aufträge kommen nicht von allein”). Rechnerisch deckt das jeden denkbaren Ausfall. Tatsächlich nicht.

Sechs Teilzeitkräfte auf 520 Objektstunden sind rund 87 Stunden je Kraft und Monat. Fällt eine Kraft eine ganze Woche aus, sind das etwa 20 Objektstunden, die jemand anders machen muss — aber nicht irgendwann, sondern dienstags, mittwochs und donnerstags nach 17 Uhr, weil dort die Objekte liegen. Fallen zwei Kräfte in derselben Ferienwoche aus, sind es 40 Stunden an denselben Abenden.

Deshalb ist Reservekapazität immer eine Frage nach Menschen, die zu dieser Zeit können. Drei Wege, und du brauchst mindestens zwei davon:

Status: Autorenerfahrung. Die Kollegenhilfe ist ein Unterauftrag mit allem, was dazugehört — Nachweise, Haftung und die Haftungsfragen aus Kapitel 8.

Und daraus folgt, was du einem Kunden zusagen darfst. Eine feste Uhrzeit mit einem Namen ist die teuerste Zusage, die es gibt, weil sie genau einen Menschen zur Bedingung macht. Ein Zeitfenster — „zwischen 17 und 20 Uhr” — kostet dich fast nichts und löst neun von zehn Vertretungsfällen. Ein Tag löst alle. Sprich im Vertragsgespräch über Zeitfenster, nicht über Uhrzeiten, und wenn der Kunde eine Uhrzeit braucht, dann steht sie im Preis.

Wen du zuerst einstellst

Das hängt davon ab, was dein Engpass ist, und es gibt genau zwei.

Engpass Stunden: Dein Kalender ist voll, Anfragen bleiben liegen, du sagst Objekte ab, die du kalkuliert hast. Dann ist die erste Einstellung eine Reinigungskraft — und zwar für die Einsätze, die am besten planbar sind, nicht für die schwierigsten. Du behältst das Objekt mit der Hausverwaltung, die dich mag, und gibst das Treppenhaus ab, das jeden Dienstag gleich aussieht.

Engpass Kopf: Dein Kalender ist voll, aber das Problem ist, dass Rechnungen zwei Wochen zu spät rausgehen, Angebote liegen bleiben und du drei Rückrufe schuldig bist. Dann bringt eine zweite Reinigungskraft gar nichts, weil der Stau nicht am Objekt entsteht. Dazu Kapitel 11 und 15.

Die häufigste Fehlzuordnung ist, Engpass Kopf für Engpass Stunden zu halten, weil die Lösung dann die ist, die man sich zutraut.5

Was eine Kraft kostet, und was sie einbringen muss

Rechenbeispiel, Modell, frei gewählte Annahmen, netto beziehungsweise brutto wie bezeichnet, Monat, Sätze aus Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge”. Der Grundlohn von 16,00 Euro brutto je Stunde ist eine gewählte Annahme und keine Tarifzahl.

Eine Teilzeitkraft mit 60 bezahlten Stunden im Monat: 60 h × 16,00 € = 960 Euro brutto. Plus 23 Prozent Arbeitgeberanteile und Umlagen: 1.181 Euro Personalaufwand im Monat.6 Geleistet werden bei 82,8 Prozent Anwesenheit 49,7 Stunden — also 23,77 Euro je geleisteter Stunde, dieselbe Zahl wie in Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge”.

Und jetzt die Zahl, die zählt: Diese 49,7 Stunden müssen Lohnvollkosten und Gemeinkostenumlage tragen, also mindestens 23,77 € + 9,00 € = 32,77 Euro je Stunde, bevor ein Euro Gewinn entsteht. Das sind rund 1.629 Euro Umsatz im Monat, nur für diese eine Kraft.

Zwei Folgerungen. Erstens: Du stellst nicht ein, weil du jemanden gefunden hast, sondern weil du 1.629 Euro verkauft hast — oder weil du weißt, wie viele Monate du 1.181 Euro aus der Rücklage zahlen kannst. Drei Monate Vorlauf sind 3.543 Euro. Für Hoffmann ist das eine Entscheidung. Für Dilan Acar mit 95 Euro Gemeinkosten im Monat ist es keine.

Zweitens: Die Geringverdienergrenze für eine geringfügige Beschäftigung ist seit 2024 dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt und ändert sich deshalb mit ihm.7 Ich nenne hier keinen Betrag (Status: zu prüfen) — frag ihn im Dezember bei deinem Lohnbüro ab, zusammen mit der dann geltenden Lohnuntergrenze deiner Branche.8

Pflicht A: Ausweis am Mann und Sofortmeldung am Tag eins

Zwei branchenspezifische Pflichten, die bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit als Erstes abgefragt werden. Sie gelten ab der ersten Beschäftigten.

Das Gebäudereinigungsgewerbe ist in § 2a Abs. 1 Nr. 6 SchwarzArbG ausdrücklich gelistet. Daraus folgt: Jede Kraft führt während der Arbeit einen Ausweis mit — Personalausweis, Pass oder Ersatzpapier. Und der Arbeitgeber muss vor Arbeitsbeginn nachweislich und schriftlich darauf hinweisen und diesen Hinweis aufbewahren.10 Drei Wörter entscheiden: vor, nachweislich, schriftlich. Ein mündlicher Hinweis am ersten Abend erfüllt das nicht, und ein Hinweis, den du nicht mehr findest, ist keiner.

Praktisch heißt das: ein Blatt, zwei Absätze, Datum, Unterschrift beider Seiten, abgelegt in der Personalakte — am selben Tag wie der Arbeitsvertrag, nicht später.

Dazu die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV: Sie geht spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung, und sie ist zusätzlich zur normalen Anmeldung, nicht statt ihrer.11 Das ist die Pflicht, die am häufigsten durchrutscht, weil sie neben einer Pflicht steht, die man kennt. Wer am Montag anfängt und am Mittwoch gemeldet wird, hat die Anmeldung fristgerecht und die Sofortmeldung versäumt.

Den Bußgeldrahmen nenne ich nicht. Der des § 8 SchwarzArbG wurde zum 30. Dezember 2025 geändert (BGBl. 2025 I Nr. 369), und ich habe die Beträge nicht geprüft. Ebenso die Nummerierung der Gebäudereinigung in § 28a Abs. 4 SGB IV nach derselben Novelle. Status: zu prüfen, vor Druck. Dass beide Pflichten bestehen und bußgeldbewehrt sind, ist belegt; mit welcher Zahl, sage ich erst, wenn ich sie nachgelesen habe.12

Nebenbei: Dieselben Nachweise verlangt dein Auftraggeber von dir, wenn du Subunternehmer einsetzt (Kapitel 8). Wer sein eigenes Haus in Ordnung hat, kann in dieser Frage glaubwürdig auftreten.

Pflicht B: Arbeitssicherheit und Gefahrstoffe

Fünf Dinge, und sie hängen zusammen. Sie klingen nach Papier und sind der Unterschied zwischen einem Betrieb und einer Ansammlung von Einsätzen.

Die Gefährdungsbeurteilung. Du schreibst je Objekt oder je Tätigkeitsart auf, welche Gefahren bestehen und was du dagegen tust: Sturz auf nassem Boden, Arbeiten auf Leitern und Tritten, Umgang mit Säuren und Alkalien, Alleinarbeit im leeren Gebäude am Abend, Verkehr auf dem Weg zum Container, Infektionsrisiko in Sanitärbereichen. Das ist keine Doktorarbeit — zwei Seiten je Tätigkeitsart, geschrieben von dem, der die Arbeit kennt.

Die Unterweisung. Vor Aufnahme der Tätigkeit und dann wiederkehrend, mündlich am Objekt, mit Datum, Thema, Teilnehmern und Unterschrift. Das Blatt ist der Nachweis.

Die persönliche Schutzausrüstung. Handschuhe passend zum Mittel, Schutzbrille, rutschhemmende Schuhe — gestellt und bezahlt vom Arbeitgeber, nicht vom Beschäftigten, und ersetzt, wenn sie durch ist.

Das Gefahrstoffverzeichnis. Eine Liste aller gefährlichen Mittel, die du einsetzt, mit Bezeichnung, Einstufung, Einsatzbereich und Menge. Ein Blatt für den ganzen Betrieb genügt, wenn du zehn Produkte verwendest.

Die Sicherheitsdatenblätter. Für jedes Mittel, in der aktuellen Fassung, dort verfügbar, wo gearbeitet wird. Aus ihnen baust du die Betriebsanweisung: eine Seite je Mittel, in der Sprache derer, die es benutzen — was es ist, was es nicht verträgt, was man trägt, was man bei Spritzern tut.

Und jetzt, warum das nicht nur ins Pflichtenheft gehört, sondern ins Geschäft. Drei Gründe.

Es wird in Ausschreibungen abgefragt. Kapitel 4 nennt Unterweisungsnachweise zu Arbeitsschutz und Gefahrstoffen als Teil der Eignungsunterlagen; wer sie nicht hat, scheitert vor dem Preis. Es ist bei einem Arbeitsunfall die erste Frage, die dir gestellt wird — von der Berufsgenossenschaft, von der Aufsicht, und im Zweifel von einem Gericht. Und es ist eines der wenigen Felder, in denen ein kleiner Betrieb sichtbar professioneller sein kann als ein großer: Ein Ordner mit Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweisen und Betriebsanweisungen, den du bei einer Begehung auf den Tisch legst, wirkt bei einem Einkäufer stärker als jede Referenzliste. Er kostet dich zwei Tage einmalig und eine Stunde im Quartal.

Welche Verordnungen das im Einzelnen fordern, mit Paragraphen und Fristen für wiederkehrende Unterweisungen, nenne ich hier nicht — ich habe die aktuellen Fassungen nicht geprüft (Status: zu prüfen). Die Berufsgenossenschaft, die für dich zuständig ist, hat dafür kostenlose Muster und eine Beratung, die zu deinem Beitrag gehört. Das ist der erste Anruf.13

Die drei Betriebe

Alle drei sind frei erfunden. Ihre Zahlen sind gewählte Annahmen — Status Modell —, netto, Stand Oktober 2026, unverändert aus Anhang A.2.

Dilan Acar, 34, Dresden, nebenberuflich, acht Stunden die Woche. Sie stellt niemanden ein, und das ist in ihrer Lage richtig: 1.181 Euro Personalaufwand im Monat stehen gegen 95 Euro Gemeinkosten und 148 Euro Jahresgewinn. Eine Anfrage über ein zweites Treppenhaus mit 14 Monatsstunden lehnt sie ab, weil sie es nur mit Vertretung zusagen könnte und keine hat. Ein verlorener Auftrag und eine Entscheidung gegen Wachstum. Was sie stattdessen macht: Sie vereinbart mit ihrem Kunden ein Zeitfenster statt einer Uhrzeit und einen Satz für den Fall eigener Krankheit — Verschiebung innerhalb von 48 Stunden statt Ausfall.

Hoffmann Gebäudereinigung, Osnabrück, Andreas Hoffmann, 52, sechs Teilzeitkräfte. Er rechnet seinen Reservezuschlag aus: 0,42 Euro je Objektstunde, und trägt ihn ab sofort in jedes Angebot ein. Dann stellt er eine siebte Kraft mit 60 bezahlten Stunden ein — aber erst, nachdem zwei neue Objekte mit zusammen über 1.629 Euro Monatsumsatz unterschrieben sind. Zwei Wochen vorher hätte er sie genommen, weil sie gut war; er hat gewartet und sie fast verloren. Seine eigene Lehre: Wer nach Umsatz einstellt, stellt zu spät ein; wer nach Gefühl einstellt, zu früh. Für den Zollprüfer legt er einen Ordner an: Hinweisblatt mit Datum und Unterschrift je Kraft, Sofortmeldungsbelege, Unterweisungsnachweise.

Novak Gebäudeservice, Mannheim, Petra Novak, 41, 19 Beschäftigte. Bei ihr ist der Arbeitsschutz kein Pflichtthema, sondern ein Verkaufsargument: Der Generalunternehmer, von dem 61 Prozent ihres Umsatzes kommen, prüft Unterweisungsnachweise jährlich. Ihre 2.100 bezahlten Arbeitsstunden im Monat gegen 1.850 abgerechnete sind 250 Stunden Differenz — darin stecken Urlaub, Krankheit, Wege und Reserve. Sie entscheidet, diese 88 Prozent Auslastung nicht weiter zu steigern: Jeder Punkt mehr geht an die Reserve, und ohne Reserve kann sie dem Generalunternehmer nicht zusagen, was sie zusagt. Eine Entscheidung gegen Wachstum, und zwar gegen die Kennzahl, auf die alle stolz sind.

Die typische Fehlentscheidung

Sie lautet: „Das kriegen wir schon hin, wenn jemand ausfällt.”

Das stimmt die ersten vier Male. Beim fünften fällt es auf einen Abend, an dem du selbst in einem anderen Objekt stehst, und dann rufst du einen Kunden an. Ein einziger solcher Anruf wiegt mehr als ein Jahr guter Leistung.

Die zweite Fehlentscheidung ist die feste Uhrzeit mit einem Namen im Vertrag, ohne Zuschlag. Die dritte ist die Einstellung nach Sympathie statt nach verkaufter Stunde — oder, genauso teuer, die Einstellung erst nach dem dritten abgesagten Objekt. Die vierte ist der mündliche Hinweis auf die Ausweispflicht: Er ist gut gemeint und zählt nicht. Und die fünfte ist die Gefährdungsbeurteilung, die erst nach dem Unfall geschrieben wird — dann ist sie kein Nachweis mehr, sondern ein Eingeständnis.14

Deine nächste Aufgabe

1. Diese Woche, 30 Minuten: Zähl aus den letzten zwölf Monaten, wie viele geplante Einsätze vertreten werden mussten. Rechne daraus deinen Reservezuschlag je Objektstunde und trag ihn in dein Kalkulationsblatt ein.
2. Diese Woche, 20 Minuten: Geh deine laufenden Verträge durch und markiere jede feste Uhrzeit. Entscheide je Vertrag: Zeitfenster verhandeln oder Zuschlag einrechnen.
3. Vor der ersten Einstellung, 45 Minuten: Rechne Personalaufwand, geleistete Stunden und den Mindestumsatz, den diese Kraft tragen muss. Schreib daneben, wie viele Monate du sie ohne Gegenumsatz bezahlen könntest.
4. Am Tag des Arbeitsvertrags, 15 Minuten: Hinweisblatt zur Ausweispflicht unterschreiben und ablegen, Sofortmeldung absenden, Anmeldung separat veranlassen. In dieser Reihenfolge, am selben Tag.
5. Diesen Monat, zwei halbe Tage: Gefährdungsbeurteilung je Tätigkeitsart, Gefahrstoffverzeichnis und Betriebsanweisungen aus den Sicherheitsdatenblättern. Ruf vorher deine Berufsgenossenschaft an und frag nach Mustern.
6. Im Dezember, 20 Minuten: Lohnuntergrenze deiner Branche ab 1. Januar 2027 und die dann geltende Geringverdienergrenze beim Lohnbüro abfragen, dann deinen Stundensatz neu rechnen.15