15 — KI als Mitarbeiter am Entwurf, nicht als Chef über die Fakten

Was ein Sprachmodell gut kann — und wo es systematisch versagt

Ein Sprachmodell erzeugt Text, der auf deine Eingabe wahrscheinlich folgt. Es schlägt nichts nach, wenn man es nicht dazu bringt, und es weiß nicht, was es nicht weiß. Diese eine Eigenschaft erklärt beide Spalten.

Brauchbar ist es bei Arbeit an Sprache und Struktur, wenn du den Inhalt mitlieferst: Fachsprache in Kundensprache umschreiben. Deine Notizen von einer Besichtigung in ein Protokoll ordnen. Eine Beschwerdeantwort entwerfen, die sachlich bleibt, obwohl du es gerade nicht bist. Aus deinem Leistungsverzeichnis eine Prüfliste für die Kraft machen. Zwei Varianten eines Angebotstextes aus einer Vorlage ziehen. Eine Mail auf die Hälfte kürzen.

Unbrauchbar ist es überall dort, wo eine Angabe stimmen muss, die es nicht hat. Flächen, Preise, Stundenwerte, Fristen, Paragrafen, Urteile, Tariflöhne, Schwellenwerte. Ein Programm, dem eine Zahl fehlt, liefert keine Lücke, sondern eine plausible Zahl — und genau das ist der Grund, warum Hoffmann 1.100 Quadratmeter im Angebot hatte.3

Der Satz, den du dir merken solltest, und er ersetzt eine halbe Seite Erklärung:

Rechnen lässt du nicht rechnen. Jede Zahl, die aus einem Entwurf in ein Angebot, eine Rechnung oder einen Vertrag wandert, kommt aus deinem eigenen Dokument oder aus deinem Taschenrechner. Nie aus dem Entwurf.

Für die Arbeitsweise dieser Programme im Einzelnen — die vier Quellen einer Antwort, warum derselbe Auftrag zweimal verschieden beantwortet wird — habe ich ein eigenes Buch geschrieben.4 „KI verstehen · Band 1” ist angekündigt und zum Stand dieses Kapitels nicht erschienen. Du brauchst es für dieses Kapitel nicht: Alles, was du hier anwenden sollst, steht hier.5

Die vier Prüfungen vor einem KI-Entwurf

Diese vier Fragen stellst du, bevor du eine Aufgabe eingibst. Sie dauern eine Minute und ersparen dir die unangenehme Variante.

1 — Darf das Ergebnis ein Entwurf bleiben? Es gibt Arbeit, die niemand nachprüft, weil sie sofort rausgeht. Wenn ein Text ungeprüft zum Kunden, zum Amt oder in einen Vertrag geht, ist die Aufgabe falsch gestellt — nicht das Programm. Dann machst du sie selbst.

2 — Liegen meine eigenen Quellen vor? Zu jeder Zahl, die im Ergebnis stehen soll, muss vorher ein eigenes Dokument existieren: Aufnahmeblatt, Kalkulationsblatt, Vertrag, Herkunftsliste. Hast du die nicht, bekommst du keinen Entwurf, sondern eine Erfindung in gutem Deutsch.

3 — Darf das hinein? Welche Daten gibst du ein, und dürfen sie dieses Haus verlassen? Die Liste steht weiter unten, und sie ist kürzer als man denkt.

4 — Wer gibt frei, und erkennt dieser Mensch die Fehler? Eine Freigabe durch jemanden, der die Flächen nicht kennt, ist kein Schutz, sondern ein Häkchen. Bei Angeboten bist das du. Bei einem Beschwerdetext kann es die Objektleitung sein. Bei einer Rechtsfrage ist es niemand in deinem Betrieb.

Fällt eine dieser vier Prüfungen durch, ist die Antwort nicht „trotzdem versuchen”, sondern „anders machen”.

Eine Aufgabe, einmal vollständig durchgeführt

So sieht das in der Praxis aus, von vorn bis hinten. Hoffmanns Angebot für sein Beispielobjekt aus Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge”.

Schritt 1 — Der Auftrag. Nicht „schreib ein Angebot”, sondern: „Formuliere aus den beigefügten Angaben einen Angebotstext für einen gewerblichen Kunden. Verwende ausschließlich die Angaben unten. Fehlt eine Angabe, schreib [fehlt] und erfinde nichts. Keine Zusagen zu Reaktionszeiten, keine Werbeaussagen, kein Vergleich mit Wettbewerbern. Höchstens eine Seite.” Die beiden entscheidenden Sätze sind das Verbot zu ergänzen und das Verbot zuzusagen.

Schritt 2 — Die Quellen. Er fügt ein, was er hat, und zwar in der Form, in der es in seinen eigenen Papieren steht: Objektart, Fläche und Turnus aus dem Aufnahmeblatt, 43,4 Objektstunden im Monat, Preis 1.770 Euro netto im Monat, Leistungsumfang aus dem Leistungsverzeichnis, Ausschlüsse, Gültigkeit vier Wochen, Zahlungsziel 14 Tage (Kapitel 13). Alles ohne Kundenname und ohne Adresse — das Programm braucht sie nicht.

Schritt 3 — Der Entwurf. Kommt in Sekunden und ist ein Entwurf. Nicht mehr.

Schritt 4 — Die Prüfung, und sie hat vier Griffe. Herkunft: Steht jede Zahl im Entwurf auch in seinen Unterlagen? Rechnen: Drei Zahlen mit dem Taschenrechner nachrechnen — 1.770 ÷ 43,4 = 40,78 Euro je Objektstunde, stimmt. Zusagen: Steht ein Satz darin, den er nicht halten kann oder nicht halten darf? Der Satz mit der Reaktionszeit fliegt raus. Vollständigkeit: Fehlen Ausschlüsse, Annahmen, Gültigkeit (Kapitel 11 von „Aus Anfragen werden Aufträge”)?

Schritt 5 — Die Freigabe. Sie hat einen Namen und ein Datum. Hoffmann schreibt in die Fußzeile seiner Arbeitsdatei: „Entwurf maschinell erzeugt, geprüft und freigegeben: A. Hoffmann, 12.11.2026.” Das ist keine Formalie. Es ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der weiß, wer für einen Text verantwortlich ist, und einem, in dem Texte einfach entstehen.

Rechenbeispiel, Modell, frei gewählte Annahmen, netto, Stand Oktober 2026. Hoffmann Gebäudereinigung ist ein frei erfundener Beispielbetrieb; 1,25 Stunden je Angebot und der interne Stundenwert von 30 Euro stammen unverändert aus Kapitel 12.6

Ohne Entwurfshilfe: 1,25 Stunden je Angebot. Mit: 0,35 h Auftrag und Quellen zusammenstellen + 0,15 h Entwurf + 0,45 h Prüfung und Freigabe = 0,95 Stunden.

Ersparnis 0,3 Stunden je Angebot = 9,00 Euro. Bei sieben Angeboten im Quartal (Kapitel 12): 2,1 Stunden und 63 Euro. Dem stehen einmalig 4 Stunden = 120 Euro gegenüber, um Auftrag und Vorlage so weit zu bauen, dass sie wiederverwendbar sind.

Amortisation: rund zwei Quartale.7

Diese Zahl ist bewusst unspektakulär, und ich lasse sie so stehen. Die Zeitersparnis ist der kleinere Teil des Nutzens. Der größere ist, dass der Entwurf auch am Donnerstagabend um 21 Uhr entsteht und dass alle sieben Angebote gleich aufgebaut sind. Wer mit 60 Prozent Zeitersparnis rechnet, hat die Prüfung nicht eingerechnet — und die Prüfung ist nicht die Nebenarbeit, sondern die Arbeit.8

Vier Aufgabenarten, und wie weit du bei jeder gehen darfst

Aufgaben formulieren. Der häufigste Fehler ist nicht das falsche Programm, sondern der zu dünne Auftrag. Ein brauchbarer Auftrag enthält fünf Teile: wer der Leser ist, was entstehen soll, welche Angaben zu verwenden sind, was verboten ist, und wie lang es werden darf. Bewahre deine guten Aufträge auf wie Vorlagen — sie sind der eigentliche Besitz.

Daten prüfen. Hier ist die Grenze scharf. Ein Programm kann dir helfen, Widersprüche zu finden: „Vergleiche diese beiden Listen und nenne Zeilen, die sich unterscheiden.” Das ist eine Textaufgabe. Es darf dir keine Summen bilden, keine Preise ableiten und keine Kalkulation prüfen. Jede Zahl, die aus dem Vergleich kommt, siehst du selbst in der Quelle nach.

Angebote entwerfen. Wie oben, mit einer Ergänzung: Dein Preis entsteht vor dem Entwurf, im Kalkulationsblatt aus Kapitel 10 von „Aus Anfragen werden Aufträge”. Ein Entwurf, der einen Preis vorschlägt, ist kein Angebot, sondern eine Zahl ohne Kosten dahinter.

Dokumente ordnen. Das ist die unterschätzte, nützlichste Anwendung in einem kleinen Betrieb: aus deinen eigenen Papieren eine Prüfliste machen, eine Objektmappe gliedern, dreißig Notizen in eine Reklamationsübersicht bringen, ein Leistungsverzeichnis in eine Einweisung für eine neue Kraft übersetzen. Der Inhalt ist deiner, die Arbeit ist Sortieren — und darin ist das Werkzeug wirklich gut.

Und eine Anwendung, die ich nicht empfehle: Rechtstexte. Vertragsklauseln, Kündigungsschreiben, Antworten auf Abmahnungen, Datenschutzhinweise. Nicht weil die Entwürfe schlecht klingen — sondern weil sie gut klingen und du bei einem falschen Paragrafen nicht merkst, dass er falsch ist. Dafür gibt es Anwälte, und ein Vertragsschaden kostet mehr als zehn Jahre Beratung.9

Datenschutz, konkret: was nie hineingehört

Jetzt der Teil, bei dem ich dir eine Liste zumute, weil eine allgemeine Mahnung hier nichts hilft.

Diese Daten gibst du nicht ein, auch nicht „nur zum Testen”:

1. Namen, Telefonnummern, Adressen und Mailadressen deiner Ansprechpartner und Kunden.
2. Schlüsselnummern, Alarmcodes, Zugangswege, Zutrittszeiten, Lage- und Objektpläne. Das sind die Daten, aus denen jemand ein Objekt betreten kann (Kapitel 9 von „Aufträge kommen nicht von allein”).
3. Mitarbeiterdaten jeder Art: Namen, Krankmeldungen, Gesundheitsangaben, Löhne, Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Arbeitszeitlisten mit Namen.
4. Bank- und Zahlungsdaten, eigene wie fremde.
5. Verträge, Preise und Angebote Dritter — insbesondere die deines Auftraggebers oder eines Wettbewerbers.
6. Fotos, auf denen Personen, Kennzeichen, Türschilder oder Dokumente erkennbar sind.

Was du stattdessen tust, und es funktioniert erstaunlich gut: Du beschreibst das Objekt, nicht den Kunden. „Bürogebäude, 1.000 Quadratmeter Reinigungsfläche, dreimal die Woche, 43,4 Objektstunden im Monat, Zugang über eine Schließanlage” enthält alles, was für einen Textentwurf gebraucht wird, und nichts, was jemandem schadet. Den Namen setzt du hinterher selbst ein — das dauert vier Sekunden.

Dazu drei organisatorische Punkte, die zum Betrieb und nicht zur Technik gehören.

Erstens: Wenn du ein solches Werkzeug geschäftlich nutzt und dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, brauchst du mit dem Anbieter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO und musst wissen, wo die Daten liegen (so schon Kapitel 14). Zweitens: Prüfe in den Bedingungen, ob deine Eingaben zur Weiterentwicklung verwendet werden — das ist bei geschäftlichen und privaten Zugängen oft unterschiedlich geregelt, und es ist die Frage, die über Punkt 1 bis 6 entscheidet. Drittens: Wenn Beschäftigte dasselbe Werkzeug nutzen, schreib in drei Sätzen auf, was hinein darf und was nicht, und lass es unterschreiben — dieselbe Logik wie beim Schlüssel. Werden dabei Beschäftigtendaten verarbeitet, kann in Betrieben mit Betriebsrat eine Mitbestimmung hinzukommen; das ist dann eine Frage für fachlichen Rat.10

Die drei Betriebe

Alle drei sind frei erfunden. Ihre Zahlen sind gewählte Annahmen — Status Modell —, netto, Stand Oktober 2026, unverändert aus Anhang A.2 und den vorangegangenen Kapiteln.

Dilan Acar, 34, Dresden, nebenberuflich, acht Stunden die Woche. Sie nutzt es für genau zwei Dinge: Antwortentwürfe auf Anfragen, wenn sie abends müde ist, und die Übersetzung ihres Leistungsverzeichnisses in einen Einseiter, den eine Eigentümergemeinschaft versteht. Ihren Preis rechnet sie weiter mit Stift: 18,00 Euro eigener Stundenwert, 0,50 Euro Material, 7,00 Euro Mindestdeckungsbeitrag je Objektstunde. Einen Entwurf, der ihr „kurzfristige Termine innerhalb von 24 Stunden” zusagt, wirft sie weg — sie ist bis 16 Uhr im Hauptberuf. Und ein Angebot, aus ihren Kundendaten eine „Kundenverwaltung mit KI” zu bauen, lehnt sie ab: Bei einem laufenden Vertrag gibt es nichts zu verwalten. Eine Entscheidung gegen Werkzeugwachstum.

Hoffmann Gebäudereinigung, Osnabrück, Andreas Hoffmann, 52, sechs Teilzeitkräfte. Sein Fall steht oben: 1.100 erfundene Quadratmeter, ein erfundener Stundensatz, eine Zusage über zwei Stunden Reaktionszeit. Er zieht daraus drei Regeln, schreibt sie auf ein Blatt über dem Schreibtisch — Quellen zuerst, Rechnen nicht rechnen lassen, Freigabe mit Namen und Datum — und rechnet seine Ersparnis nach: 0,3 Stunden und 9,00 Euro je Angebot, 63 Euro im Quartal, nach zwei Quartalen bezahlt. Das ist weniger, als er gehofft hatte, und er behält es trotzdem, weil die Angebote jetzt gleich aussehen. Ein verlorener Auftrag gehört auch dazu: Ein Interessent bekommt sein Angebot zwei Tage später als geplant, weil Hoffmann beim Prüfen eine falsche Turnusangabe im Entwurf findet und das Aufnahmeblatt noch einmal holt. Er verliert das Objekt — und würde es wieder so machen.

Novak Gebäudeservice, Mannheim, Petra Novak, 41, 19 Beschäftigte. Bei ihr ist die Frage keine Textfrage, sondern eine Datenschutzfrage: In ihrem Betrieb liegen Arbeitszeitlisten, Krankmeldungen und Bewerbungen von 19 Menschen. Sie schreibt eine Seite, was hinein darf und was nicht, und lässt sie von beiden Objektleitungen unterschreiben. Genutzt wird das Werkzeug an genau zwei Stellen: Entwürfe für Beschwerdeantworten und das Ordnen ihrer Objektmappen. Die Idee, die Leistungsnachweise für den Generalunternehmer maschinell zusammenfassen zu lassen, verwirft sie — bei 60 Tagen Zahlungsziel und rund 81.000 Euro ständiger Vorfinanzierung ist eine Abrechnungsgrundlage kein Ort für Entwürfe (Kapitel 13). Eine Entscheidung gegen Automatisierung an der Stelle, an der sie am meisten gespart hätte.

Die typische Fehlentscheidung

Sie lautet: „Der Text war gut, also stimmen die Zahlen auch.”

Sprachliche Qualität und sachliche Richtigkeit haben in diesen Programmen nichts miteinander zu tun. Ein Entwurf wird nicht dadurch richtig, dass er flüssig ist — er wird dadurch nur schwerer zu prüfen, weil nichts darin holpert.11

Die zweite Fehlentscheidung ist der zu dünne Auftrag ohne Quellen: Dann füllt das Programm die Lücken, und du bekommst Hoffmanns 1.100 Quadratmeter. Die dritte ist die Freigabe durch jemanden, der die Sache nicht kennt. Die vierte ist eingesparte Prüfzeit — dann hast du die Arbeit nicht verkürzt, sondern nur verlagert, und zwar in den Vertrag. Und die fünfte, die teuerste: Kundendaten, Zugangsdaten oder Mitarbeiterdaten eingeben, weil es schneller geht. Das ist kein Komfortfehler, das ist der Fall, über den du mit deinem Kunden sprechen musst.

Deine nächste Aufgabe

1. Heute, 10 Minuten: Schreib die drei Regeln auf ein Blatt über deinen Schreibtisch: Quellen zuerst. Rechnen lässt du nicht rechnen. Freigabe mit Namen und Datum.
2. Heute, 15 Minuten: Schreib die Liste der Daten auf, die nie hineingehören — sechs Punkte, deine Fassung. Häng sie dort hin, wo gearbeitet wird.
3. Diese Woche, 30 Minuten: Formuliere einen Auftrag mit allen fünf Teilen für die Aufgabe, die bei dir am häufigsten vorkommt. Speichere ihn als Vorlage.
4. Diese Woche, 45 Minuten: Führe eine Aufgabe vollständig durch — Auftrag, Quellen, Entwurf, vier Prüfgriffe, Freigabe mit Namen und Datum. Miss die Zeit.
5. Diese Woche, 10 Minuten: Rechne deine Ersparnis je Vorgang in Stunden und Euro. Wenn sie kleiner ist als erwartet, ist die Zahl richtig und die Erwartung war es nicht.
6. Diesen Monat, 20 Minuten: Prüfe in den Bedingungen deines Zugangs, ob Eingaben weiterverwendet werden und wo die Daten liegen. Bei geschäftlicher Nutzung: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einholen.
7. Bevor jemand anderes es nutzt, 15 Minuten: Drei Sätze, was hinein darf und was nicht, unterschrieben. Dieselbe Logik wie beim Schlüssel.