1 — Wie öffentliche Vergabe funktioniert

Die eine Zahl, die alles teilt

Das gesamte Vergaberecht hängt an einer einzigen Frage: Wie viel ist der Auftrag wert, netto, über die gesamte Laufzeit?

Liegt der Wert über dem sogenannten EU-Schwellenwert, gilt europäisches Recht, umgesetzt im deutschen Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und der Vergabeverordnung. Dann wird europaweit bekanntgemacht, es gibt feste Fristen, und du kannst dich gegen Fehler wehren.

Liegt der Wert darunter, gilt kein EU-Recht. Dann entscheidet Haushaltsrecht — und das ist in Deutschland Landesrecht. Sechzehn Länder, sechzehn Regelwerke.

Oberhalb der Schwelle: die Verfahrensarten

Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren hat der Auftraggeber die freie Wahl.6 Die übrigen braucht er eine Begründung.

Warum Reinigung fast immer offen ausgeschrieben wird: Die Leistung lässt sich vollständig beschreiben. Quadratmeter, Raumarten, Turnus, Tätigkeiten — das steht in einem Leistungsverzeichnis, und dann kann jeder dasselbe anbieten. Wo sich eine Leistung so beschreiben lässt, fehlt die Rechtfertigung für ein Verhandlungsverfahren.

Für dich heißt das etwas Angenehmes und etwas Unangenehmes. Angenehm: Du darfst mitbieten, ohne eingeladen zu werden. Unangenehm: Es wird nicht verhandelt. Dein Angebot ist dein Angebot. Du kannst nicht nachbessern, nicht erklären, nicht nachfragen, warum du teurer bist. Was du abgibst, wird gewertet, wie es ist.

Unterhalb der Schwelle: sechzehn Rechtslagen

Hier wird es unübersichtlich, und hier liegt gleichzeitig dein Geschäft.

Es gibt eine bundeseinheitliche Verfahrensordnung, die Unterschwellenvergabeordnung, kurz UVgO. Sie gilt aber nicht von allein. Sie gilt nur dort, wo Bund oder Land sie haushaltsrechtlich in Kraft gesetzt haben — und mehrere Länder haben sie abgewandelt, mit eigenen Wertgrenzen und eigenen Befristungen.7

Die UVgO kennt diese Verfahren:

• Öffentliche Ausschreibung — wie das offene Verfahren, nur national bekanntgemacht.
• Beschränkte Ausschreibung, mit oder ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb.
• Verhandlungsvergabe, mit oder ohne Teilnahmewettbewerb. Hier darf verhandelt werden.
• Direktauftrag — gar kein Verfahren. Dazu das ganze nächste Kapitel.

Der Satz, den du dir merken solltest: Unterhalb der Schwelle dominieren in der Praxis Verfahren, in die man eingeladen wird. Beschränkte Ausschreibung und Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bedeuten: Die Vergabestelle sucht sich drei bis fünf Firmen aus und fragt die. Wer nicht auf ihrer Liste steht, erfährt von dem Auftrag nie etwas.

Daraus folgt die wichtigste Handlung dieses ganzen Buchteils, und sie hat nichts mit Portalen zu tun: Lass dich bei den Vergabestellen in deinem Gebiet als Bieter registrieren. Welche das sind und wie das geht, steht in Kapitel 2.

Lose: dein stärkstes gesetzliches Werkzeug

Stell dir vor, eine Stadt schreibt die Reinigung von vierzig Gebäuden aus. Als Gesamtpaket könntest du nie mitbieten. Du hast nicht das Personal, nicht die Fahrzeuge, nicht die Verwaltung.

Genau dafür gibt es den Losgrundsatz. Seit dem 1. Juli 2026 steht er in einem eigenen Paragrafen, dem § 97a des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.8 Der Kern:

Leistungen sind in der Menge aufgeteilt — Teillose — und getrennt nach Art oder Fachgebiet — Fachlose — zu vergeben.

Das ist eine Pflicht, kein Ermessen. Die vierzig Gebäude müssen grundsätzlich in Teillose zerlegt werden, sodass du dich auf drei Schulen in deinem Stadtteil bewerben kannst, statt gegen einen Konzern um das Gesamtpaket anzutreten.

Wann der Auftraggeber zusammenfassen darf. Wenn wirtschaftliche oder technische Gründe es erfordern. Seit Juli 2026 zusätzlich bei bestimmten großen Infrastrukturvorhaben aus Zeitgründen — das betrifft Schienen, Bundesfernstraßen, Wasserstraßen und Flughäfen und spielt für Reinigung keine Rolle.

Und hier kommt dein Hebel: Der Auftraggeber muss seine Gründe dokumentieren. Wenn eine Ausschreibung vierzig Objekte ohne Lose zusammenfasst und keine nachvollziehbare Begründung nennt, ist das ein Vergaberechtsverstoß, den du rügen kannst. Wie das geht, steht in Kapitel 6.

Worauf du zusätzlich achtest:

• Wie sind die Lose geschnitten? Drei Schulen in einem Stadtteil sind ein gutes Los. Drei Schulen über den ganzen Landkreis verteilt sind für dich ein schlechtes Los, auch wenn es formal eine Aufteilung ist.
• Gibt es eine Loslimitierung? Manche Ausschreibungen begrenzen, wie viele Lose ein einzelner Bieter bekommen kann. Das klingt nach einer Einschränkung und ist in Wahrheit ein Geschenk an dich: Es verhindert, dass ein Großanbieter alles einsammelt.
• Darfst du auf mehrere Lose bieten? Meistens ja. Dann rechnest du jedes Los einzeln und gibst nur die ab, die du wirklich leisten kannst.

Was sich 2026 geändert hat, und warum das für dich gut ist

Am 1. Juli 2026 ist das Vergabebeschleunigungsgesetz vom 12. Mai 2026 in Kraft getreten.9 Es hat vieles umgebaut. Vier Punkte betreffen kleine Betriebe unmittelbar und zu ihren Gunsten:

1. Erst Eigenerklärung, Nachweise später. Bisher musstest du für jedes Angebot Bescheinigungen beschaffen — Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Gewerbezentral­ register. Für jedes einzelne Angebot, auch für die, die du nicht gewinnst. Jetzt reicht zunächst eine Eigenerklärung. Echte Nachweise werden erst von den aussichtsreichen Bietern verlangt. Das spart dir bei jedem erfolglosen Angebot Geld und mehrere Tage.10

2. Kleine und junge Unternehmen sind ausdrücklich zu berücksichtigen. Eignungskriterien müssen seit Juli 2026 die besonderen Umstände von kleinen und mittleren sowie jungen Unternehmen angemessen berücksichtigen.11 Wenn eine Ausschreibung über drei Schulen fünf Referenzen über je 200.000 Euro verlangt, kannst du das ansprechen.

3. Die Leistungsbeschreibung muss nur noch eindeutig sein, nicht mehr erschöpfend. Das klingt nach weniger Information für dich. Es bedeutet praktisch: Mehr Spielraum, aber auch mehr Grund, Bieterfragen zu stellen.

4. Die Wertgrenzen für Direktaufträge sind massiv gestiegen. Dazu das nächste Kapitel.

Eine Änderung ist allerdings schlecht für dich. Die sofortige Beschwerde gegen eine Entscheidung der Vergabekammer hat seit Juli 2026 keine aufschiebende Wirkung mehr.12 Das heißt: Wenn du vor der Vergabekammer verlierst, kann der Auftraggeber den Vertrag sofort schließen, auch wenn du in die zweite Instanz gehst. Rechtsschutz findet praktisch nur noch in der ersten Instanz statt. Wer rügen will, muss vor der Vergabekammer gewinnen.

Was gerade in Arbeit ist

Zwei Dinge sind angekündigt und bei Drucklegung dieses Buches möglicherweise schon anders:

Die UVgO wird neu gefasst. Ein Referentenentwurf des Bundeswirtschaftsministeriums vom Sommer 2026 reduziert sie von 54 auf 24 Paragrafen, schafft die Beschränkte Ausschreibung ab und führt ein Once-Only-Prinzip ein: Nachweise, die innerhalb der letzten zwei Jahre schon geprüft wurden, müssen nicht erneut eingereicht werden. Angestrebt war eine Fertigstellung bis Ende 2026, Anpassung durch die Länder bis Mitte 2027. Zum 7. Oktober 2026 war das noch nicht in Kraft.13

Die EU baut ihr Vergaberecht komplett um. Ein Kommissionsvorschlag vom 9. September 2026 soll die drei Richtlinien von 2014 durch eine einzige Verordnung ersetzen.14 Darin steht ein Punkt, der diese Branche ins Mark trifft: Qualitätskriterien sollen mindestens 30 Prozent der Wertungspunkte ausmachen — und bei arbeitsintensiven Aufträgen 50 Prozent. Reinigung ist das Lehrbuchbeispiel eines arbeitsintensiven Auftrags.

Wenn das so kommt, wäre das der größte Umbruch seit Jahrzehnten: weg vom reinen Preiswettbewerb. Der Abschluss des Verfahrens war für Ende 2027 angestrebt, die Geltung zwei Jahre später. Verlass dich nicht darauf. Kalkuliere weiter so, als würde der Preis entscheiden.

Die häufigsten Irrtümer über öffentliche Aufträge

„Dafür bin ich zu klein.” Nein. Der Losgrundsatz existiert genau deswegen. Prüfe das einzelne Los, nicht das Gesamtvolumen.

„Da gewinnt sowieso immer der Billigste.” Oft, aber nicht immer — und wer unter dem Branchenmindestlohn kalkuliert, muss ausgeschlossen werden. Mehr dazu in Kapitel 5.

„Das lohnt sich nicht, der Aufwand ist zu hoch.” Für ein europaweites Verfahren kann das stimmen. Für einen Direktauftrag unter 50.000 Euro stimmt es nicht: Da gibt es überhaupt kein Verfahren.

„Ich muss erst eine Zertifizierung haben.” Nein. Was verlangt werden darf, steht in der jeweiligen Bekanntmachung, und es muss verhältnismäßig sein. Mehr in Kapitel 4.

„Das Suchportal ist die Abgabestelle.” Das ist der teuerste Irrtum überhaupt, und er kostet jedes Jahr Betriebe den Auftrag. Mehr in Kapitel 3.

Deine nächste Aufgabe

1. Rechne einen deiner bestehenden Verträge auf vier Jahre hoch. Liegt er über oder unter 216.000 Euro netto? Diese eine Rechnung sagt dir, in welcher Welt du dich bewegst.
2. Finde heraus, welches Vergaberecht in deinem Bundesland gilt. Suche nach dem Namen deines Landes und „Vergabegesetz” oder „Wertgrenzen”. Notiere die Direktauftragsgrenze. In Kapitel 2 steht, warum diese eine Zahl für dich die wichtigste ist.
3. Schreibe auf, welche öffentlichen Gebäude in deinem Einsatzgebiet liegen. Schulen, Kitas, Verwaltungsgebäude, Feuerwehr, Bauhof, Bibliothek, Sporthalle, Jobcenter. Das ist deine Liste für die nächsten beiden Kapitel.