2 — Der Direktauftrag: dein realistischer Einstieg

Bund

Seit dem 1. Juli 2026 gilt: Liefer- und Dienstleistungen bis 50.000 Euro netto können ohne Vergabeverfahren direkt beauftragt werden. Rechtsgrundlage ist der neu gefasste § 55 Absatz 2 der Bundeshaushaltsordnung.1

Vorher lag die Grenze bei 15.000 Euro. Die Grundnorm in der Unterschwellenvergabeordnung nennt übrigens immer noch 1.000 Euro — das ist der Grund, warum man im Netz so viele widersprüchliche Angaben findet. Die Verwaltungsvorschriften der Haushaltsordnung gehen vor.

Zusätzlich darf der Bund seit Juni 2026 eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis 100.000 Euro netto durchführen.2 Das ist zwar ein Verfahren, aber eines, in das du eingeladen wirst, und bei dem verhandelt werden darf.3

Die Länder

Hier wird es unterschiedlich, und zwar erheblich.4

Für Hamburg, Hessen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Sachsen und Thüringen konnte ich beim Schreiben keinen belastbaren Wert finden. Das heißt nicht, dass es keinen gibt — es heißt, dass du ihn selbst nachschlagen musst. Wie, steht am Ende dieses Kapitels.

Zu Berlin ein Hinweis, weil dort besonders viel verwechselt wird. Das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz hat eine allgemeine Anwendungsschwelle von 75.000 Euro für Dienstleistungen.5 Das ist nicht die Direktauftragsgrenze. Die liegt bei 1.000 Euro. Wer in einer Pressemeldung „75.000 Euro Direktauftrag in Berlin” liest, liest eine Verwechslung. Berlin ist in dieser Frage der strengste Ort Deutschlands.

Was diese Zahlen praktisch bedeuten

Rechenbeispiel, frei gewählte Annahmen, netto. Eine Kita soll fünfmal wöchentlich gereinigt werden, 2.100 Euro im Monat, Vertrag über ein Jahr. Jahreswert: 25.200 Euro.

In Bayern, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt, Brandenburg, im Saarland und bei baden-württembergischen Kommunen darf dieser Auftrag direkt vergeben werden. In Nordrhein-Westfalen und Schleswig-Holstein ebenfalls. In Berlin nicht.

Dieselbe Kita mit einem Vertrag über drei Jahre: 75.600 Euro. Jetzt ist sie in NRW und Schleswig-Holstein über der Grenze, in Bayern immer noch darunter.

Das ist der Grund, warum die Vertragslaufzeit im Gespräch mit einer Vergabestelle ein Thema sein kann. Nicht, um etwas zu umgehen — eine künstliche Aufteilung eines Auftrags, um unter die Schwelle zu kommen, ist unzulässig. Aber ein einjähriger Einstieg mit anschließender ordentlicher Vergabe ist ein ganz normaler Vorgang, und für beide Seiten oft der vernünftigere Weg.

Schritt 1: Finde heraus, wer bei dir einkauft

Jede Kommune organisiert das anders. Die typischen Stellen:

• Zentrale Vergabestelle oder Zentraler Einkauf der Stadt oder des Landkreises.
• Gebäudemanagement oder Immobilienbetrieb — oft ein Eigenbetrieb mit eigenem Namen.
• Schulverwaltungsamt für Schulen, Jugendamt oder Eigenbetrieb Kitas für Kitas.
• Liegenschaftsamt für Verwaltungsgebäude.
• Bei Landes- und Bundesgebäuden: der jeweilige Bau- und Liegenschaftsbetrieb.
• Dazu alles, was öffentlich ist, aber nicht nach Stadt aussieht: Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Sparkasse, Wohnungsbaugesellschaft, Krankenhaus in kommunaler Trägerschaft, Volkshochschule, Theater, Bäder, Entsorgungsbetrieb, Kirchengemeinden, Studierendenwerk, Hochschule.

Ruf an und stelle genau eine Frage: „Guten Tag, ich betreibe eine Gebäudereinigung hier in der Stadt. An wen wende ich mich, wenn ich bei Ihnen als Bieter gelistet werden möchte?“

Das ist kein Verkaufsgespräch. Das ist eine Verwaltungsfrage, und sie wird fast immer beantwortet.

Schritt 2: Registriere dich auf den Plattformen

Die meisten Vergabestellen führen ihre Bewerberliste heute nicht mehr auf Papier, sondern in ihrer Vergabeplattform. Du legst dort ein Bieterkonto an, hinterlegst deine Leistungen und dein Gebiet, und wirst bei passenden Verfahren benachrichtigt.

Welche Plattformen das sind, steht in Kapitel 3. Wichtig hier: Die Registrierung ist kostenlos und dauert pro Plattform etwa zwanzig Minuten. Es gibt keinen Grund, das nicht zu tun.

Schritt 3: Halte deine Unterlagen bereit

Auch bei einem Direktauftrag wird dich irgendwann jemand nach etwas fragen. Lege dir einen Ordner an — digital, mit Datum im Dateinamen — mit:

• Gewerbeanmeldung und Handwerkskammereintrag
• Betriebshaftpflicht mit Deckungssummen, aktueller Nachweis
• Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt
• Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse oder Einzugsstelle
• Nachweis der Berufsgenossenschaft
• Gewerbezentralregisterauszug, Belegart für Unternehmen
• Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohns und des Branchenmindestlohns
• Zwei bis drei Referenzen mit Objektart, Fläche, Turnus und Laufzeit
• Kurzprofil des Betriebs auf einer Seite

Die meisten dieser Papiere laufen ab. Schreib dir das Ablaufdatum in den Kalender. Nichts ist ärgerlicher, als an einer sechs Wochen alten Bescheinigung zu scheitern, die man in drei Tagen hätte neu bekommen können.

Schritt 4: Melde dich regelmäßig, ohne zu nerven

Zweimal im Jahr eine kurze Nachricht an die Vergabestelle: freie Kapazität ab wann, welche Objektarten, welches Gebiet. Fünf Zeilen. Kein Prospekt.

Und beachte dabei, was in Anhang A.6 über zulässige Kontaktwege steht: Eine öffentlich sichtbare E-Mail-Adresse ist keine Erlaubnis für Werbemails. Bei einer Vergabestelle, die dich auf ihrer Bieterliste führt, besteht ein sachlicher Zusammenhang — aber bleib bei Information, nicht bei Werbung.