Die Frage dieses Kapitels: Wo finde ich passende Ausschreibungen, und wie entscheide ich in zwanzig Minuten, ob ich mitbiete?
Der Irrtum, der jedes Jahr Betriebe den Auftrag kostet
Es gibt zwei völlig verschiedene Arten von Plattformen, und sie sehen gleich aus.12
Eine Bekanntmachungs- oder Suchplattform zeigt dir, dass ausgeschrieben wird. Sie sammelt Anzeigen. Du kannst dort suchen, filtern, dir Treffer mailen lassen. Du kannst dort kein Angebot abgeben.
Eine Vergabe- oder Abgabeplattform stellt die Unterlagen bereit, führt die Kommunikation mit der Vergabestelle und nimmt dein Angebot entgegen. Nur dort zählt deine Abgabe.3
Oberhalb der EU-Schwelle ist die elektronische Abgabe Pflicht.4 Ein Angebot per E-Mail, per Post oder auf dem falschen Portal ist formwidrig und wird ausgeschlossen — ohne inhaltliche Prüfung, ohne Ermessen.5
Also: In jeder Bekanntmachung steht, wo abzugeben ist. Lies diese Zeile zuerst. Registriere dich dort, bevor du anfängst zu rechnen.
Wo du suchst
| Portal | Was es ist | Betreiber |
|---|---|---|
| oeffentlichevergabe.de | zentrale Bekanntmachungsplattform für Bund, Länder und Kommunen; bündelt die Bekanntmachungen der angeschlossenen Vergabeplattformen | Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums, seit Oktober 2023 |
| ted.europa.eu | EU-weite Bekanntmachungen oberhalb der Schwelle | Amt für Veröffentlichungen der EU |
| evergabe-online.de | Abgabeplattform des Bundes | Beschaffungsamt des BMI |
| Landesportale, etwa vergabe.nrw.de oder vergabe.brandenburg.de | je nach Land Bekanntmachung, Abgabe oder beides | das jeweilige Land |
| Plattformen einzelner Städte und Eigenbetriebe | meist Abgabe | der jeweilige Auftraggeber |
Dazu kommen kommerzielle Rechercheanbieter. Die können Zeit sparen, weil sie viele Quellen zusammenführen. Sie sind aber nie die Abgabestelle, und sie kosten Geld für eine Information, die es kostenlos gibt. Für den Anfang brauchst du sie nicht.
Dein Suchauftrag
Richte auf oeffentlichevergabe.de und auf deinem Landesportal je einen gespeicherten Suchauftrag ein.6 Zwei Dinge gehören hinein:
Der Leistungsbereich. Im Vergabewesen wird mit CPV-Nummern gearbeitet, einem europäischen Klassifikationssystem. Reinigungsdienste liegen bei 90910000 und den darunterliegenden Gruppen.7 Mit dieser Nummer findest du auch Ausschreibungen, deren Titel du nie gesucht hättest.
Dein Gebiet. Postleitzahlenbereich oder Landkreise. Lieber zu eng als zu weit: Hundert Treffer, von denen du 97 wegklickst, führen dazu, dass du die Mail irgendwann nicht mehr öffnest.
Der Eignungscheck in zwanzig Minuten
Wenn ein Treffer kommt, nimmst du dir zwanzig Minuten. Nicht mehr. In dieser Zeit entscheidest du ob, nicht wie. Erst wenn die zwanzig Minuten mit einem Ja enden, fängst du an zu rechnen — und das kostet dann einen halben Tag.
Die acht Fragen
1. Kannst du die Frist halten? Nicht die Abgabefrist — die Frist für alles, was davor liegt. Objektbesichtigung, Bieterfragen, Nachweise beschaffen, Angebot rechnen, hochladen. Wenn die Abgabe in neun Tagen ist und der Besichtigungstermin war gestern, hör hier auf.
2. Liegt das Objekt in deinem Gebiet? Nicht Luftlinie. Fahrzeit zur Einsatzzeit. Ein Objekt, das um fünf Uhr morgens vierzig Minuten entfernt ist, ist ein anderes Objekt als eines zehn Minuten entfernt.
3. Gibt es Lose, und passt eines davon zu dir? Bieten musst du nicht auf alles. Such das Los, das du leisten kannst. Prüfe auch, ob die Zahl der Lose je Bieter begrenzt ist — das arbeitet für dich.
4. Erfüllst du die Eignungskriterien? Mindestumsatz, Referenzen, Beschäftigtenzahl, Deckungssummen der Haftpflicht. Steht alles in der Bekanntmachung. Wenn du an einem davon scheiterst, hör hier auf und spar dir drei Stunden. Wenn eine Anforderung unverhältnismäßig wirkt, siehe Kapitel 4.
5. Hast du das Personal — nicht heute, sondern zum Starttermin? Rechne die benötigten Stunden grob. Objektgröße durch einen Leistungswert, mal Turnus. Teile das Ergebnis durch die verrechenbaren Stunden einer Kraft. Wenn du zwei Leute einstellen musst, die du noch nicht hast, ist das ein Risiko, keine Unmöglichkeit — aber du musst es wissen.
6. Welche Zeiten werden verlangt? Nachts, am Wochenende, an Feiertagen? Das bedeutet Zuschläge nach Tarif, und die gehören in die Kalkulation. Tagesreinigung bedeutet mehr Zeit, weil Menschen im Weg sind.
7. Gibt es eine Preisanpassung bei Tariferhöhung? Das ist bei einer vierjährigen Laufzeit die teuerste Frage der ganzen Liste. Ohne eine solche Klausel trägst du jede Lohnerhöhung über die gesamte Laufzeit allein.
8. Ist die Chance den Aufwand wert? Ein europaweites Verfahren mit zwanzig Bietern, bei dem nur der Preis zählt, ist für dich oft kein gutes Geschäft. Ein Los mit drei Objekten in deinem Stadtteil schon.
Das Ergebnis
Jeder Treffer endet mit einem von drei Wörtern:
- Passt. → Besichtigung eintragen, Bieterfragen formulieren, rechnen.
- Erst klären. → Genau eine Bieterfrage stellen und das Ergebnis abwarten.
- Passt nicht. → Und jetzt kommt der Teil, den fast alle weglassen: Schreib den Grund auf.
Nach zehn Absagen hast du eine Liste. Wenn achtmal „zu groß” dasteht, brauchst du andere Suchfilter. Wenn achtmal „Frist zu kurz” dasteht, musst du früher suchen. Wenn achtmal „Nachweis fehlt” dasteht, hast du eine Hausaufgabe, die du einmal erledigst und die dann für alle kommenden Verfahren gilt.
Die bewusste Nichtteilnahme ist ein Arbeitsergebnis, kein Scheitern. Ein Betrieb, der auf alles bietet, verliert Monate an Angeboten, die er nie gewinnen konnte.
Die Bieterfrage
Wenn etwas unklar ist, fragst du. Schriftlich, über den im Verfahren vorgesehenen Weg, innerhalb der Fragefrist.
Was du wissen musst: Die Antwort geht an alle Bieter. Du hilfst damit auch deinen Wettbewerbern. Das hält die meisten davon ab zu fragen — und genau deshalb lohnt es sich. Die Antwort kann deine Kalkulation um Tausende Euro verändern. Dieser Vorteil ist größer als der Nachteil, dass ein anderer sie mitliest.
Die Fragen, die sich fast immer lohnen:
- Ist die Grundreinigung in den Ferien enthalten oder gesondert zu bepreisen?
- Wer stellt das Verbrauchsmaterial — Seife, Papier, Müllbeutel?
- Sind die Flächenangaben im Raumbuch verbindlich?
- Gibt es eine Preisgleitklausel bei Tariferhöhung?
- Welche Zeitfenster gelten je Objekt, und sind sie verhandelbar?
- Wie wird die Leistung abgenommen, und wer unterschreibt?
- Werden Schlüssel gestellt oder ist ein Schließsystem anzuschaffen?
Eine Frist, die dir hilft: Stellt der Auftraggeber eine angeforderte Auskunft nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bereit — im beschleunigten Verfahren vier Tage —, muss er die Angebotsfrist verlängern.8 Dasselbe gilt, wenn er die Vergabeunterlagen wesentlich ändert. Wer früh fragt, verschafft sich also im Zweifel Zeit.
Was du bei der Besichtigung anders machst
Eine Objektbesichtigung im Vergabeverfahren ist etwas anderes als bei einem Privatkunden. Es wird nicht verhandelt und selten frei gesprochen. Trotzdem:
- Geh hin. Immer. Wer nicht hingeht, kalkuliert das Papier, nicht das Gebäude.
- Miss nach, zumindest stichprobenartig. Raumbücher sind oft alt.
- Fotografiere nur, wenn es erlaubt ist, und frage vorher.
- Notiere, was im Leistungsverzeichnis nicht steht: Zustand der Böden, Verschmutzungsgrad, Abstellmöglichkeit für Material, Wasseranschluss, Aufzug, Parkmöglichkeit, Zugangsregelung, Anzahl der Etagen, Treppenhäuser ohne Aufzug.
- Stellen deine Beobachtungen die Angaben in Frage? Dann ist das deine Bieterfrage. Mündlich Gesagtes zählt im Verfahren nicht. Nur die schriftliche Antwort über die Plattform.
Deine nächste Aufgabe
- Richte zwei Suchaufträge ein: oeffentlichevergabe.de und dein Landesportal, CPV 90910000, dein Gebiet. — Heute, zwanzig Minuten.
- Lege Bieterkonten auf den Abgabeplattformen an, die in deinem Gebiet verwendet werden. Welche das sind, siehst du nach zwei Wochen Suchaufträgen. — Diesen Monat.
- Nimm die nächsten drei Treffer und mach den Zwanzig-Minuten-Check, auch wenn du nicht bieten willst. Du trainierst damit das Lesen von Vergabeunterlagen an echtem Material.
- Lege die Absageliste an, mit Grund. Arbeitshilfe 14.
Zu diesem Kapitel
Vor Drucklegung zu prüfen: die Paragrafenangabe zur Sechs-Tage-Frist (§ 20 oder § 21 VgV), Portalnamen und Betreiber, CPV-Codes.
Allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für ein konkretes Verfahren gelten ausschließlich dessen Unterlagen.
Rebecca
Ivonna