4 — Eignung, Nachweise und Präqualifikation

Die Regel, die dich schützt

Ein Auftraggeber darf nicht alles verlangen. Zwei Grenzen stehen im Gesetz:

Erstens: Was nicht in der Bekanntmachung steht, darf nicht gefordert werden. Der Auftraggeber muss dort angeben, mit welchen Unterlagen die Eignung nachzuweisen ist. Eine Nachforderung von etwas völlig Neuem nach Abgabe ist unzulässig.

Zweitens: Die Anforderungen müssen verhältnismäßig sein und mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen. Und seit dem 1. Juli 2026 steht zusätzlich im Gesetz, dass die besonderen Umstände von kleinen und mittleren sowie jungen Unternehmen angemessen zu berücksichtigen sind.2

Das ist neu, und es ist ein Werkzeug. Wenn eine Ausschreibung über ein Los mit drei Kitas und einem Jahreswert von 70.000 Euro drei Referenzen über je 300.000 Euro verlangt, ist das unverhältnismäßig. Du kannst das über eine Bieterfrage ansprechen und im Zweifel rügen. Mehr dazu in Kapitel 6.

Die Neuerung, die dir Arbeit spart

Bis Mitte 2026 musstest du für jedes Angebot Bescheinigungen beschaffen. Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Gewerbezentralregister. Jedes Mal Gebühren, jedes Mal Wartezeit — auch für die Angebote, die du nicht gewinnst. Bei fünf Angeboten im Jahr summiert sich das auf mehrere Hundert Euro und mehrere Arbeitstage.

Seit dem 1. Juli 2026 gilt ein zweistufiges Verfahren: Zunächst reichen Eigenerklärungen. Echte Nachweise fordert der Auftraggeber erst von den Bietern an, die nach vorläufiger Wertung aussichtsreich sind.3

Für dich heißt das praktisch: Du kannst auf mehr Verfahren bieten, weil der Einsatz je Angebot gesunken ist. Nutze das.

Wichtig bleibt: Eine Eigenerklärung ist eine Erklärung. Was du darin bestätigst, muss stimmen. Eine falsche Eigenerklärung ist ein Ausschlussgrund und kann weitere Folgen haben.45

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung

Oberhalb der EU-Schwelle gibt es dafür ein standardisiertes Formular, die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, oft nach dem englischen Kürzel ESPD genannt.6 Sie gilt als vorläufiger Nachweis der Eignung und dafür, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Der Auftraggeber muss sie akzeptieren.7

Du füllst sie einmal sorgfältig aus und speicherst sie. Beim nächsten Verfahren passt du nur die auftragsbezogenen Teile an. Das ist eine der wenigen Stellen im Vergabewesen, an denen sich Fleiß direkt in gesparte Zeit umrechnet.

Was üblicherweise verlangt wird

Zu Referenzen, wenn du noch keine hast.8 Das ist die häufigste Blockade, und sie ist lösbar. Ein Referenzobjekt muss nicht öffentlich sein. Ein Bürogebäude, eine Arztpraxis, eine Wohnanlage sind Referenzen. Frag deine Bestandskunden, ob du sie als Referenz nennen darfst — schriftlich, und mit der Frage, wer als Ansprechpartner genannt werden darf. Das dauert fünf Minuten je Kunde und löst ein Problem, an dem sonst jedes Verfahren scheitert.

Präqualifikation: einmal machen statt jedes Mal

Es gibt ein Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich, geführt von den Industrie- und Handelskammern. Wer dort eingetragen ist, bei dem wird die Eignung vermutet, und jeder öffentliche Auftraggeber muss diese Vermutung anerkennen.9

Der ältere Name dafür ist PQ-VOL — dieselbe Sache aus der Zeit, als die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen noch galt. Für Bauleistungen gibt es ein eigenes, getrenntes Verzeichnis.

Lohnt sich das für dich? Die Antwort hängt an einer einzigen Zahl: wie oft du bietest. Die Eintragung kostet Geld und Vorbereitung und muss regelmäßig erneuert werden. Bei einem Angebot im Jahr lohnt sie nicht. Bei sechs bis acht Angeboten im Jahr spart sie dir bei jedem einzelnen die Beschaffung desselben Papierstapels.

Konkrete Gebühren und Geltungsdauer konnte ich beim Schreiben nicht belastbar ermitteln — frag bei deiner IHK nach, bevor du dich entscheidest.

Tariftreue: seit Mai 2026 gibt es ein Bundesgesetz

Das ist für diese Branche die wichtigste Neuerung des Jahres.

Seit dem 1. Mai 2026 gilt das Bundestariftreuegesetz. Es verpflichtet Auftragnehmer des Bundes, tarifvertragliche oder gleichwertige Arbeitsbedingungen zu gewähren, und verlangt im Vergabeverfahren ein Tariftreueversprechen.10

• Es gilt nur für Aufträge des Bundes, nicht für Länder und Kommunen.
• Es greift ab 50.000 Euro Auftragswert ohne Umsatzsteuer; in bestimmten Sicherheitsbereichen ab 100.000 Euro.
• Lieferaufträge und Bundeswehraufträge sind ausgenommen.

Für Länder und Kommunen gelten weiter die Landesvergabegesetze, und die sind sehr unterschiedlich. Mehrere Länder schreiben einen eigenen Vergabemindestlohn vor, der über dem allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn liegt.11

Und jetzt der Satz, der das alles relativiert. Für dich ist keine dieser Zahlen die bindende Untergrenze. Die bindende Untergrenze ist der allgemeinverbindliche Branchen­ mindestlohn der Gebäudereinigung:

• Lohngruppe 1, Innen- und Unterhaltsreinigung: 15,00 Euro je Stunde
• Lohngruppe 6, Glas- und Fassadenreinigung: 18,40 Euro je Stunde

Beides seit dem 1. Januar 2026, festgelegt durch Rechtsverordnung auf Grundlage des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes.12 Dieser Wert liegt über jedem Vergabemindestlohn der Länder. Wer tarifgerecht kalkuliert, erfüllt automatisch jede Landesvorgabe.

Achtung, Ablaufdatum: Die geltende Verordnung ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet. Was ab 2027 gilt, stand beim Schreiben noch nicht fest. Das ist keine Nebensache: Bei einem vierjährigen Vertrag kalkulierst du über drei Tarifrunden hinweg. Deshalb ist die Preisanpassungsklausel aus Kapitel 14 von „Aus Anfragen werden Aufträge” im öffentlichen Bereich genauso wichtig wie privat.

Die Nachweise, die dein eigener Betrieb braucht

Unabhängig von Ausschreibungen solltest du einiges dauerhaft vorhalten, weil es auch private Großkunden verlangen:

• Erweitertes Führungszeugnis für Mitarbeiter in Einrichtungen mit Kindern und Jugendlichen. Kostet je Person etwa 13 Euro und braucht mehrere Wochen Vorlauf. Wer das erst nach der Zusage merkt, hält den Starttermin nicht.
• Unterweisungsnachweise zu Arbeitsschutz und Gefahrstoffen.
• Sachkundenachweise für einzelne Tätigkeiten, je nach Leistung.
• Qualitätsmanagement: ISO 9001 ist bei größeren Vergaben manchmal ein Eignungs- oder Wertungskriterium. Sie sagt nicht, dass du gut reinigst, sondern dass du festgelegte Prozesse hast und sie einhältst. Der Aufbau dauert Monate und kostet einen mittleren vierstelligen Betrag, dazu jährliche Überwachungsaudits. Lohnt erst ab etwa 15 bis 20 Mitarbeitern oder wenn ein konkreter Großkunde sie verlangt.

Deine nächste Aufgabe

1. Lege den Nachweisordner an mit allen Unterlagen aus der Tabelle oben. Jede Datei mit Datum im Namen. — Diese Woche.
2. Trag alle Ablaufdaten in den Kalender ein, mit Erinnerung vier Wochen vorher.
3. Frag drei Bestandskunden um Erlaubnis, sie als Referenz nennen zu dürfen. Schriftlich, mit Ansprechpartner. — Diesen Monat.
4. Füll die Einheitliche Europäische Eigenerklärung einmal vollständig aus und speichere sie als Vorlage. — Diesen Monat.
5. Prüfe deine Betriebshaftpflicht-Deckungssummen gegen das, was in den Ausschreibungen deiner Region verlangt wird.