5 — Das Leistungsverzeichnis rechnen

Was anders ist als bei einem Privatangebot

Du kalkulierst fremde Vorgaben, nicht deine eigenen. Bei einem Gewerbekunden schlägst du vor, wie oft gereinigt wird. Hier steht es im Leistungsverzeichnis, und du rechnest das, was dort steht. Auch wenn du es für falsch hältst.

Du kannst nicht nachbessern. Im offenen Verfahren wird nicht verhandelt. Was du abgibst, wird gewertet.1

Du rechnest auf Jahre. Vier Jahre Laufzeit sind drei Tarifrunden. Bei einem Privatkunden redest du nach einem Jahr über den Preis. Hier nicht, außer es steht eine Klausel im Vertrag.

Du musst deinen Preis erklären können. Wenn er auffällig niedrig ist, musst du ihn begründen. Mehr dazu weiter unten — das ist der wichtigste Abschnitt dieses Kapitels.

Schritt 1: Alle Unterlagen zusammen lesen

Ein Vergabeverfahren besteht nie aus einem Dokument. Typisch sind:

• Die Bekanntmachung — Fristen, Eignung, Lose, Zuschlagskriterien.
• Die Aufforderung zur Angebotsabgabe — was einzureichen ist.
• Das Leistungsverzeichnis — die Positionen, die du bepreist.
• Das Raumbuch — Flächen je Raum, Bodenart, Nutzung.
• Der Vertragsentwurf — Laufzeit, Kündigung, Haftung, Preisanpassung.
• Die Besonderen Vertragsbedingungen des Auftraggebers.
• Formblätter — Eigenerklärungen, Unterauftragnehmer, Tariftreue.2

Lies den Vertragsentwurf vor dem Leistungsverzeichnis. Dort stehen die Dinge, die den Preis verändern, ohne eine Position zu sein: Zuschläge, Vertretungspflichten, Reaktionszeiten, Vertragsstrafen, Haftungsregeln, Stellung von Material, Preisanpassung.3

Schritt 2: Die Fallen im Leistungsverzeichnis

Diese Punkte kosten Geld und stehen selten als eigene Position dort.

Reinigungszeiten außerhalb der Bürozeiten. Abends, nachts, früh morgens, am Wochenende, an Feiertagen. Das sind Zuschläge nach Tarif. Sie stehen im Vertrag, nicht im Leistungs­ verzeichnis.

Tagesreinigung. Reinigen, während Menschen arbeiten, dauert länger. Du wartest, weichst aus, arbeitest in Abschnitten. Rechne spürbar mehr Zeit als bei leerem Objekt.

Vorgaben zu einem Objektleiter vor Ort. Das ist eine zusätzliche Person, die du bezahlen musst und die nicht reinigt.

Vorgaben zu Fahrzeugen, Maschinen, Umweltzeichen. Wenn eine bestimmte Maschine oder ein Zertifikat verlangt wird, ist das eine Investition, die auf die Laufzeit umgelegt werden muss.

Verbrauchsmaterial. Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier, Müllbeutel. Wer stellt das? Wenn du es stellst, ist das bei einem Schulgebäude ein vierstelliger Jahresbetrag.

Bedarfspositionen. Positionen, die nur bei Bedarf abgerufen werden. Sie müssen trotzdem bepreist werden, siehe unten.

Grundreinigungen in den Ferien. Bei Schulen und Kitas ein großer Posten. Enthalten oder gesondert? Das ist eine Bieterfrage.4

Winterdienst, Grünpflege, Glasreinigung. Manchmal im selben Los versteckt, manchmal eigenes Fachlos. Prüfen, ob du es überhaupt leisten kannst.

Die fehlende Preisgleitklausel. Der teuerste Punkt überhaupt. Ohne sie trägst du jede Tariferhöhung über die gesamte Laufzeit allein.

Rechenbeispiel, frei gewählte Annahmen, netto. Ein Los hat einen Jahreswert von 100.000 Euro, Laufzeit vier Jahre. Der Lohnanteil liegt bei 70 Prozent, also 70.000 Euro im Jahr. Angenommen, der Tariflohn steigt jedes Jahr um 3 Prozent und du kannst das nicht weitergeben. Jahr 2: 2.100 Euro Mehrkosten. Jahr 3: 4.263 Euro. Jahr 4: 6.491 Euro. Über die Laufzeit: rund 12.854 Euro, die du nicht eingeplant hast. Die Steigerungssätze sind frei gewählt und keine Prognose. Der Mechanismus stimmt.

Entweder es gibt eine Preisgleitklausel — dann rechne ohne Aufschlag. Oder es gibt keine — dann muss der Aufschlag in deinen Preis, und du musst wissen, dass du damit teurer wirkst als jemand, der diesen Posten vergessen hat.

Schritt 3: Die Flächen prüfen

Raumbücher sind oft alt. Wenn die Besichtigung andere Flächen zeigt als das Papier, stelle eine Bieterfrage. Wenn du ohne Klärung anbietest, gilt das Papier — und du reinigst vier Jahre lang mehr Fläche, als du bezahlt bekommst.

Achte auch auf das, was im Raumbuch fehlt: Treppenhäuser, Flure, Kellerräume, Technikräume, Außentreppen, Eingangsbereiche, Aufzugskabinen. Und auf Bodenarten, die mehr Aufwand bedeuten: unversiegeltes Linoleum, Naturstein, Sicherheitsböden in Sanitärbereichen, Teppich in Verkehrsflächen.

Schritt 4: Rechnen, mit einer Untergrenze, die feststeht

Dein Weg ist derselbe wie immer: Fläche durch Leistungswert ergibt Stunden, Stunden mal Kostensatz ergibt Kosten, plus Material, plus anteilige Gemeinkosten, plus Zuschlag ergibt den Preis. Das vollständige Schema steht in Reinigungsfirma gründen, Kapitel 9.5

Was hier dazukommt, ist eine harte Untergrenze, die du kennen musst:

Der Branchenmindestlohn. 15,00 Euro je Stunde in der Innen- und Unterhaltsreinigung, 18,40 Euro in der Glas- und Fassadenreinigung, Stand 1. Januar 2026.6 Das ist der reine Bruttolohn. Dein Kostensatz je geleisteter Stunde liegt mit Arbeitgeberanteilen, bezahlten Ausfallzeiten, Urlaub, Lohnfortzahlung und unproduktiver Zeit deutlich darüber.

Rechne diesen Kostensatz einmal sauber aus und schreib ihn dir auf. Er ist die Zahl, unter die du in keinem Angebot gehst — nicht aus Moral, sondern weil du sonst ausgeschlossen wirst.7

Der wichtigste Abschnitt: der ungewöhnlich niedrige Preis

Im Vergaberecht gibt es eine Vorschrift, die in dieser Branche mehr bewirkt als alle anderen zusammen.

Erscheint ein Preis im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, muss der Auftraggeber Aufklärung verlangen. Das ist keine Kann-Bestimmung. Er prüft dabei unter anderem die Einhaltung der arbeits- und umweltschutzrechtlichen Vorschriften. Kann der Bieter den Preis nicht zufriedenstellend erklären, soll der Zuschlag abgelehnt werden. Und wenn ein Verstoß gegen Arbeitsschutzvorgaben festgestellt wird, muss das Angebot abgelehnt werden.8

Was das für dich bedeutet, in zwei Richtungen.

Erstens, als Schutz. Wer in einem Schulreinigungslos unter deinem Kostensatz kalkuliert, kann die Aufklärung nicht bestehen. Er müsste offenlegen, wie er mit 15,00 Euro Tariflohn plus Arbeitgeberkosten auf seinen Stundenpreis kommt — und das geht nicht, wenn er zu wenig Stunden ansetzt oder unter Tarif zahlt. Ein offensichtliches Unterangebot, das ohne Aufklärung bezuschlagt wird, ist ein rügefähiger Vorgang.

Zweitens, als Pflicht. Wenn du der auffällig günstige Bieter bist, musst du erklären können, warum. Und zwar nachvollziehbar.

Die Mischkalkulation: der Fehler, den fast jeder einmal macht

Es ist verlockend, Preisanteile zwischen Positionen zu verschieben. Die Grundreinigung mit einem symbolischen Euro ausweisen und die Kosten in die Unterhaltsreinigung legen. Oder umgekehrt: eine Bedarfsposition hoch ansetzen, weil sie vielleicht nie abgerufen wird, und den Hauptpreis drücken.

Das führt zum Ausschluss. Die geforderten Preise sind dann nicht zutreffend angegeben. Die Rechtsprechung dazu ist seit einer Grundsatzentscheidung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2004 gefestigt und wird von den Vergabesenaten der Oberlandesgerichte laufend konkretisiert.9

Also: Jede Position trägt ihre eigenen Kosten. Auch die Bedarfsposition, von der du glaubst, dass sie nie abgerufen wird. Gerade die.

Die anderen Ausschlussgründe, die am Preis hängen

• Fehlende Preisangaben. Eine nicht bepreiste Position führt zum Ausschluss, außer sie ist unwesentlich und ohne Auswirkung auf den Gesamtpreis.10 Geh davon nicht aus. Trag überall etwas ein.
• Änderungen an den Vergabeunterlagen. Eigene Geschäftsbedingungen beilegen, eine Position umformulieren, eine Vertragsbedingung kommentieren — das sind Änderungen und führen zum Ausschluss. Leg niemals deine AGB bei. Das ist in dieser Branche ein Klassiker, weil es bei privaten Angeboten richtig ist.
• Unzulässige Nebenangebote. Seit Juli 2026 muss der Auftraggeber ausdrücklich angeben, ob Nebenangebote zulässig sind. Wenn nicht, und du gibst eines ab, riskierst du den Ausschluss deines gesamten Angebots.
• Mehrdeutige Änderungen deiner eigenen Eintragungen. Durchstreichen und daneben schreiben geht nicht. Neu ausfüllen.

Die Zuschlagskriterien lesen

Nicht jede Vergabe entscheidet allein über den Preis. In der Bekanntmachung steht, wie gewertet wird. Typisch sind Mischungen wie 70 Prozent Preis, 30 Prozent Qualität — und die Qualitätskriterien sind dann Dinge, die du beeinflussen kannst: Konzept zur Einweisung, Vertretungsregelung, Qualitätssicherung, Reaktionszeiten, Ansprechpartner, Nachhaltigkeit.

Wo Qualität gewertet wird, hast du als kleiner Betrieb deine beste Chance. Du kannst glaubwürdig schreiben, dass der Inhaber jedes Objekt monatlich selbst sieht. Ein Anbieter mit dreihundert Objekten kann das nicht.

Schreib dieses Konzept einmal sorgfältig und verwende es wieder. Zwei Seiten, konkret, mit Namen und Zeiten statt mit Adjektiven.

Deine nächste Aufgabe

1. Rechne deinen Kostensatz je geleisteter Stunde aus und schreib ihn auf ein Blatt, das in deinem Angebotsordner vorne liegt. Er ist deine Untergrenze in jedem Verfahren.
2. Nimm ein echtes Leistungsverzeichnis aus einer laufenden Ausschreibung in deiner Region und arbeite die Fallenliste aus diesem Kapitel durch — auch wenn du nicht bietest.
3. Schreib dein Qualitätskonzept auf zwei Seiten: Einweisung, Vertretung, Kontrolle, Reaktionszeit, Ansprechpartner. Einmal, gut, wiederverwendbar.
4. Lege eine Antwortvorlage für eine Preisaufklärung an, mit den sieben Punkten von oben. Wenn das Schreiben kommt, hast du drei Tage Zeit — nicht drei Wochen.