6 — Abgeben, gewinnen, verlieren

Die Abgabe

Lade dein Bieterkonto nicht erst am Abgabetag an. Oberhalb der Schwelle ist die elektronische Abgabe Pflicht, und die Registrierung auf einer Vergabeplattform kann eine Bestätigung erfordern, die nicht sofort kommt.1

Prüfe die Dateiformate und die Dateigrößen. Manche Plattformen akzeptieren nur bestimmte Formate und begrenzen die Größe je Datei.2

Gib nicht am letzten Tag ab. Plattformen haben Störungen, und sie haben sie erfahrungsgemäß dann, wenn viele gleichzeitig abgeben. Wenn die Frist am Dienstag um 10 Uhr endet, gibst du am Freitag davor ab. Du kannst in fast allen Systemen bis zum Fristende noch eine neue Fassung einreichen.

Es zählt der Zeitstempel der Plattform, nicht wann du auf Senden gedrückt hast. Eine Minute zu spät ist zu spät — ohne Ermessen, ohne Diskussion, ohne Kulanz.

Gib über dein eigenes Konto ab. Ein Angebot, das über den Zugang einer anderen Person oder Firma eingereicht wird, kann ausgeschlossen werden.

Sichere den Abgabebeleg. Die Plattform erzeugt eine Bestätigung. Speichere sie zusammen mit der eingereichten Fassung in deinem Projektordner. Ein gespeicherter Entwurf auf der Plattform ist kein abgegebenes Angebot — das ist ein Fehler, den es wirklich gibt.

Die häufigsten Ausschlussgründe

Jeder dieser Punkte führt zum zwingenden Ausschluss. Nicht zu Abzügen — zum Ausschluss.3

1. Nicht form- oder fristgerecht eingegangen. Der häufigste Grund überhaupt.
2. Fehlende geforderte Unterlagen. Ein vergessenes Formblatt.
3. Fehlende Preisangaben. Eine leere Zeile im Leistungsverzeichnis.
4. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen. Eigene AGB, umformulierte Positionen, Kommentare im Vertragsentwurf.
5. Mehrdeutige Änderungen der eigenen Eintragungen.
6. Unzulässige Nebenangebote.
7. Mischkalkulation. Siehe Kapitel 5.
8. Ungewöhnlich niedriger Preis, der nicht aufgeklärt werden kann. Siehe Kapitel 5.4

Beachte den Unterschied: Die Punkte 1 bis 6 sind Formfehler. Sie kosten dich den Auftrag, ohne dass irgendjemand deine Leistung beurteilt hat. Das ist die ärgerlichste Art zu verlieren, und sie ist vollständig vermeidbar.

Nach der Abgabe: Information und Wartefrist

Oberhalb der EU-Schwelle muss der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter vor dem Vertragsschluss informieren. In Textform, unverzüglich, mit drei Angaben:

• dem Namen des erfolgreichen Unternehmens,
• den Gründen der Nichtberücksichtigung,
• dem frühestmöglichen Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Danach muss er warten:

• 10 Kalendertage bei Versand per E-Mail oder Fax,
• 15 Kalendertage bei Versand per Post.

Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung durch den Auftraggeber, nicht mit dem Zugang bei dir.5 Wenn du drei Tage im Urlaub warst, sind drei Tage weg.

In dieser Zeit kannst du handeln. Danach ist der Vertrag geschlossen und praktisch nicht mehr angreifbar.6

Unterhalb der Schwelle gibt es diese Pflicht nicht in dieser Form. Dort erfährst du oft nur, dass du nicht zum Zuge gekommen bist.

Wenn du einen Fehler siehst: Rüge und Nachprüfung

Du musst nicht hinnehmen, was falsch läuft. Aber du musst schnell sein.

Die Rüge ist eine formlose, aber schriftliche Beanstandung an den Auftraggeber. Du beschreibst den Verstoß und forderst Abhilfe. Dafür gelten Fristen:

Wer diese Fristen verstreichen lässt, kann später nichts mehr erreichen — der Nachprüfungsantrag ist dann unzulässig, egal wie berechtigt er inhaltlich wäre.7

Typische rügefähige Punkte in Reinigungsvergaben:

• Keine Losaufteilung ohne nachvollziehbare Begründung.
• Unverhältnismäßige Eignungskriterien, gemessen am Auftragswert.
• Ein offensichtliches Unterangebot, das ohne Preisaufklärung bezuschlagt wird.
• Eine Leistungsbeschreibung, die auf ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Anbieter zugeschnitten ist.
• Widersprüche zwischen Raumbuch und Leistungsverzeichnis, die nicht geklärt wurden.

Der Nachprüfungsantrag geht an die zuständige Vergabekammer. Er kostet Gebühren und kann bei Erfolglosigkeit auch die Kosten der Gegenseite nach sich ziehen.

Und hier eine Änderung, die du kennen musst: Seit dem 1. Juli 2026 hat die sofortige Beschwerde gegen eine Entscheidung der Vergabekammer keine aufschiebende Wirkung mehr.8 Das Zuschlagsverbot endet mit der Kammerentscheidung. Wer vor der Vergabekammer verliert, kann in der zweiten Instanz praktisch nichts mehr retten, weil der Vertrag bis dahin geschlossen ist.

Mein Rat, nüchtern: Rügen ist richtig und kostet nichts. Ein Nachprüfungsverfahren ist eine unternehmerische Entscheidung mit Kosten und Risiko, und du solltest sie nicht ohne anwaltlichen Rat treffen. Rechne vorher: Was ist der Auftrag über die Laufzeit wert, und was kostet das Verfahren im schlechtesten Fall?

Wenn du verlierst

Das wird der Normalfall sein, besonders am Anfang. Mach daraus Daten.

Frag nach dem Grund und nach dem Preis des Zuschlagsbieters. Diese Auskunft bekommst du in der Regel, und sie ist mehr wert als der Auftrag gewesen wäre. Sie sagt dir exakt, wo der Markt steht — ohne dass du dafür bezahlen musst.

Führe eine Liste. Ausschreibung, dein Preis, Gewinnerpreis, Differenz in Prozent, Grund. Nach fünf Verfahren kannst du etwas ablesen, was dir vorher niemand sagen konnte:

• Liegst du durchweg wenige Prozent darüber, ist deine Kalkulation im Markt. Du brauchst nur mehr Versuche und vielleicht bessere Loswahl.
• Liegst du regelmäßig weit darüber, stimmt etwas strukturell nicht: zu niedrige Leistungswerte, falsche Objektauswahl, zu hohe Gemeinkosten, oder du bietest auf Lose, die für deine Betriebsgröße nicht gemacht sind.
• Verlierst du an Bieter, deren Preis unter deinem Kostensatz liegt, dann ist das kein Kalkulationsproblem. Dann ist es ein Fall für Kapitel 5 — und beim nächsten Mal für eine Rüge.

Zähl die Stunden, die ein verlorenes Angebot gekostet hat. Sie gehören in deine Kundengewinnungskosten aus Kapitel 12. Wer das nicht tut, hält Ausschreibungen für kostenlos und wundert sich, warum das Jahr trotz voller Auftragsbücher nichts abgeworfen hat.9

Wenn du gewinnst

Die ersten vier Wochen entscheiden über die ganze Laufzeit. Was jetzt schiefgeht, trägst du vier Jahre mit dir.

1. Personal zum Starttermin. Wenn du einstellen musst, fang damit nicht erst nach der Zusage an. Erweiterte Führungszeugnisse für Einrichtungen mit Kindern brauchen mehrere Wochen.
2. Objektbegehung mit dem Auftraggeber, protokolliert, vor dem ersten Einsatz.
3. Schlüssel und Zutritt schriftlich übergeben, mit Quittung.
4. Objektplan erstellen und im Objekt aushängen.
5. Beim ersten Mal selbst reinigen, mit der Stoppuhr. Vergleiche die tatsächliche Zeit mit deiner Kalkulation. Diese eine Messung ist mehr wert als jede Schätzung — und sie korrigiert deine Leistungswerte für alle kommenden Angebote.
6. In den ersten vier Wochen wöchentlich kontrollieren, danach nach Plan.
7. Ansprechpartner benennen, auf beiden Seiten, mit Erreichbarkeit.

Und noch etwas, das selten jemand sagt: Wenn du beim Reinigen merkst, dass du zu knapp kalkuliert hast, dokumentiere es sofort. Nicht um nachzuverhandeln — das geht meistens nicht. Sondern damit du beim nächsten Verfahren dieselbe Objektart richtig rechnest.10

Deine nächste Aufgabe

1. Druck die Abgabe-Checkliste aus und leg sie in den Ordner für das nächste Verfahren.
2. Lege die Verlustliste an: Ausschreibung, dein Preis, Gewinnerpreis, Differenz, Grund. Arbeitshilfe 14.
3. Klär vorab, wen du anrufst, wenn du eine Rüge erwägst. Eine Handwerkskammer, ein Verbandsjurist oder ein Anwalt für Vergaberecht — such dir die Nummer heraus, bevor du sie brauchst. Die Fristen sind zu kurz, um dann erst zu suchen.