7 — Rahmenverträge, Hausverwaltungen und mehrere Objekte

Warum Hausverwaltungen anders sind

Eine Hausverwaltung betreut nicht ein Gebäude, sondern zwanzig, fünfzig oder zweihundert. Sie kauft Reinigung nicht für sich, sondern für fremde Eigentümer. Daraus folgt alles Weitere.

Sie zahlt nicht aus eigener Tasche. Die Kosten werden über die Nebenkosten auf Mieter oder Eigentümer umgelegt. Der Preis ist deshalb wichtig — aber nicht so wichtig, wie du denkst. Wichtiger ist, dass die Rechnung umlagefähig und prüfbar ist.

Sie muss sich rechtfertigen. Auf der Eigentümerversammlung steht am Ende eine Zahl an der Wand: was die Reinigung je Wohnung im Monat kostet. Wer diese Zahl nicht kennt, kann sein Angebot nicht erklären.2

Rechenbeispiel, frei gewählte Annahmen, netto. Eine Wohnanlage mit drei Aufgängen, 760 € im Monat, aufgeteilt auf drei Rechnungen zu je 253,33 €. Ein Aufgang hat acht Parteien: 253,33 ÷ 8 = 31,67 € je Wohnung im Monat. Diese Zahl solltest du nennen können, bevor jemand danach fragt.

Ihr größtes Problem ist nicht Geld, sondern Ärger. Eine Verwaltung, deren Telefon jeden Montag von beschwerenden Eigentümern blockiert wird, hat ein echtes Problem. Du löst es oder du verursachst es.

Was eine Verwaltung tatsächlich verlangt

In dieser Reihenfolge, und meistens noch vor dem Preis:

1. Nachweisbare Betriebshaftpflicht. Das ist die erste Frage, nicht die letzte. Schick den aktuellen Nachweis mit Deckungssummen ungefragt mit.

2. Verlässlichkeit, besonders bei Ausfall. Die Frage lautet nicht „reinigen Sie gut”, sondern „was passiert, wenn Ihre Kraft krank ist”. Wenn du sagen kannst „Ersatz innerhalb eines Tages, und ich rufe Sie an, bevor Sie es merken”, hast du mehr gesagt als drei Seiten Prospekt.

3. Rechnungen, die in die Nebenkostenabrechnung passen. Je Objekt eine eigene Rechnung, mit Leistungszeitraum, Objektbezeichnung und ohne Fehler. Eine Sammelrechnung über vier Objekte zwingt die Verwaltung zur Handarbeit — und das merkt sie sich.3

4. Ein fester Ansprechpartner mit Durchwahl. Nicht eine Hotline, nicht eine info@-Adresse.

5. Dokumentation. Nachweis, wann gereinigt wurde. In vielen Anlagen hängt dafür eine Liste im Treppenhaus.

Wenn du diese fünf Dinge lieferst, bist du besser als die Hälfte deiner Wettbewerber. Nicht beim Reinigen — bei dem, was die Verwaltung eigentlich kauft.

Der Einstieg: das Objekt, das keiner will

In Kapitel 6 von „Aus Anfragen werden Aufträge” steht der Satz schon, hier gehört er ausführlich hin, weil er der wirksamste Weg in eine Verwaltung ist.

Jede Hausverwaltung hat mindestens ein Objekt, mit dem sie unzufrieden ist. Das Treppenhaus, bei dem sich die Eigentümer ständig beschweren. Die Anlage, bei der der Dienstleister dreimal nicht gekommen ist. Das Objekt, bei dem niemand ans Telefon geht.

Frag genau danach:

„Haben Sie ein Objekt, bei dem es gerade nicht rund läuft? Das würde ich gerne übernehmen.”

Warum das funktioniert: Du bittest nicht um einen Gefallen, du bietest eine Lösung für ein bestehendes Problem an. Und du bekommst ein Objekt, bei dem der Vergleichsmaßstab niedrig liegt — du musst nicht besser sein als ein guter Anbieter, nur besser als ein schlechter.

Das Risiko dabei, und es ist echt: Manchmal liegt es nicht am Dienstleister. Manchmal ist das Objekt wirklich schwierig, die Bewohner sind unzufrieden mit allem, oder die Verwaltung hat nie bezahlt. Prüf das, bevor du zusagst:

• Wie oft hat der Dienstleister dort gewechselt?
• Was genau wurde beanstandet?
• Ist der Leistungsumfang überhaupt ausreichend für das, was erwartet wird?
• Zahlt die Verwaltung pünktlich? Frag im Zweifel einen Kollegen.

Wenn dreimal in vier Jahren gewechselt wurde und der Umfang unverändert blieb, liegt das Problem nicht am Dienstleister, sondern an der Kalkulation. Dann nimm das Objekt nur zu deinem Preis.

Vom Pilotobjekt zur Tour

Ein Objekt ist der Anfang. Das Ziel ist eine Tour.

Was eine Tour ist: Mehrere Objekte in räumlicher Nähe, die eine Kraft nacheinander abarbeitet, ohne lange Fahrzeiten dazwischen. Acht Objekte in einem Stadtteil sind profitabler als acht Objekte in acht Orten — nicht weil du mehr Umsatz machst, sondern weil Fahrzeit bezahlte Zeit ohne Erlös ist.

Der Weg dorthin:

1. Erstes Objekt übernehmen und vier Wochen überdurchschnittlich betreuen. Wöchentliche Kontrolle, Rückmeldung an die Verwaltung auch dann, wenn nichts war.
2. Nach vier bis sechs Wochen anrufen. Nicht um zu verkaufen, sondern um zu fragen, ob es passt. Wenn ja, der nächste Satz: „Wir hätten noch Kapazität für zwei weitere Objekte in diesem Bereich. Fällt Ihnen eines ein?“
3. Das zweite Objekt gezielt wählen. Nicht irgendeines — eines in der Nähe des ersten. Frag aktiv danach: „Haben Sie etwas in der Nähe von [Straße]?“
4. Ab dem dritten Objekt wird die Tour rechnerisch interessant. Jetzt kannst du die Fahrzeit auf drei Objekte verteilen und hast einen echten Kostenvorteil, den ein Anbieter von außerhalb nicht hat.
5. Ab fünf Objekten über einen Rahmenvertrag sprechen.

Rahmenverträge: was sie sind und was sie dir bringen

Ein Rahmenvertrag regelt die Bedingungen für mehrere Objekte einmal, statt für jedes neu zu verhandeln. Je Objekt gibt es dann nur noch eine Anlage mit Fläche, Turnus, Zeiten und Preis.

Was hineingehört:

Was ein Rahmenvertrag dir nicht bringt: eine Abnahmegarantie. Die Verwaltung muss dir keine Objekte geben. Rechne nie mit Umsatz aus einem Rahmen, der noch nicht in Anlagen steht.

Die Preisanpassungsklausel ist der Punkt, an dem du nicht nachgibst. Bei einem Rahmen über mehrere Jahre und mehrere Objekte trägst du sonst jede Tariferhöhung über alle Objekte gleichzeitig. Eine übliche Formulierung: Bei einer Erhöhung des allgemeinverbindlichen Branchenmindestlohns passt sich die Pauschale im gleichen prozentualen Verhältnis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens an; die Anpassung wird schriftlich angezeigt; der Auftraggeber hat dafür ein Sonderkündigungsrecht von einem Monat.

Lass die konkrete Klausel prüfen, bevor du sie verwendest. Was in einem Vertrag wirksam ist, hängt vom Gesamtbild ab.4

Die Eigentümerversammlung

Bei Wohnungseigentümergemeinschaften entscheidet nicht die Verwaltung allein, sondern die Eigentümerversammlung. Das verändert zwei Dinge.

Der Zeitpunkt. Versammlungen finden meist einmal im Jahr statt. Wenn dein Angebot im März vorliegt und die Versammlung im Mai ist, wird im Mai entschieden — nicht vorher. Frag nach dem Termin und plan damit.

Die Darstellung. Dein Angebot wird einem Raum voller Laien vorgelegt, oft als Vergleich mit zwei anderen. Was dort überzeugt, ist nicht die niedrigste Summe, sondern die verständlichste Aufstellung: Was wird gemacht, wie oft, was kostet es je Wohnung im Monat, was ist nicht enthalten.

Mach es der Verwaltung leicht, dich zu vertreten. Eine Seite, die sie unverändert in die Einladung legen kann, ist mehr wert als ein ausführliches Angebot, das sie erst zusammenfassen muss.

Gewerbekunden mit mehreren Standorten

Dieselbe Logik gilt für Unternehmen mit mehreren Filialen, Praxisgemeinschaften, Autohausgruppen, Pflegediensten mit mehreren Häusern.

Zwei Unterschiede zur Hausverwaltung:

Erstens entscheidet oft jemand in einer Zentrale, der das Objekt nie gesehen hat. Dein Ansprechpartner vor Ort kann dich wollen und trotzdem nicht entscheiden. Finde früh heraus, wo die Entscheidung fällt.

Zweitens gibt es häufig einen Einkauf mit eigenen Regeln: Lieferantenerfassung, Rahmenvereinbarungen, Zahlungsziele, manchmal ein Portal. Frag danach, bevor du anbietest.

Das Risiko: Kundenkonzentration

Ein Kunde mit zwanzig Objekten ist ein Segen und eine Gefahr.

Wer siebzig Prozent seines Umsatzes mit einem Kunden macht, hat keinen Kunden, sondern einen Arbeitgeber, der jederzeit kündigen kann.

Setz dir eine Grenze, bevor du sie erreichst. Ein brauchbarer Richtwert aus meiner Erfahrung: Kein einzelner Kunde über fünfundzwanzig bis dreißig Prozent des Monatsumsatzes. Wenn du dich der Grenze näherst, heißt das nicht, dass du Objekte ablehnst — es heißt, dass du parallel gezielt andere Kunden suchst.

Miss das monatlich. Die Zahl steht in Arbeitshilfe 16.5

Die Beispielbetriebe

Alle drei sind frei erfunden. Die Zahlen sind gewählte Annahmen.

Dilan Acar, Dresden, nebenberuflich. Ein Treppenhaus in ihrer Straße. Mehr nicht, und das ist richtig. Wenn es nach vier Monaten läuft, fragt sie nach einem zweiten im selben Block.

Hoffmann Gebäudereinigung, Osnabrück. Er listet die Hausverwaltungen seiner Stadt — zwischen zwanzig und sechzig in einer mittleren Stadt. Fünf Anrufe pro Woche, feste Zeit. Bei jedem fragt er nach dem Objekt, das gerade nicht rund läuft. Nach drei Monaten hat er zwei Objekte bei einer Verwaltung und baut von dort aus.

Novak Gebäudeservice, Mannheim. Sie hat 19 Beschäftigte und braucht Volumen. Ihr Weg geht über Gewerbekunden mit mehreren Standorten und über Rahmenverträge. Gleichzeitig misst sie ihre Kundenkonzentration monatlich — sie will nicht die Abhängigkeit vom Generalunternehmer gegen eine Abhängigkeit von einer Verwaltung tauschen.

Deine nächste Aufgabe

1. Liste alle Hausverwaltungen in deinem Radius. Verband der Immobilienverwalter, Kartendienst, Schilder an Wohnanlagen. — Diese Woche.
2. Ruf fünf an, mit der Frage nach dem Zuständigen und der Frage nach dem Objekt, das gerade nicht rund läuft.
3. Rechne deinen Preis je Wohnung und Monat aus für ein typisches Treppenhaus. Diese Zahl brauchst du im Gespräch.
4. Prüfe deinen Rahmenvertragsentwurf auf die Punkte aus der Tabelle, besonders auf die Preisanpassung.
5. Rechne deine Kundenkonzentration aus: Welcher Kunde macht welchen Anteil deines Monatsumsatzes?