Die Frage dieses Kapitels: Wie sieht ein Angebot aus, das ohne Rückfrage verstanden wird — und das mich in drei Jahren nicht ärmer macht als heute?
In Kapitel 10 hast du 1.770 Euro ausgerechnet. Jetzt musst du sie so aufschreiben, dass ein Mensch, der dich nicht kennt, sie neben zwei anderen Zahlen legt und trotzdem versteht, wofür sie stehen.
Die meisten Angebote in dieser Branche bestehen aus einem Briefkopf, drei Zeilen Leistung und einer Summe. Dieses Angebot hat genau eine Eigenschaft: Es ist nur über den Preis vergleichbar. Wer so anbietet, lädt zu einem Vergleich ein, den er verliert, sobald jemand weniger Stunden kalkuliert — und das merkt niemand, weil in keinem der Angebote Stunden stehen.
Ein vollständiges Angebot kostet dich dreißig Minuten mehr. Es wirkt in drei Richtungen: Es gibt dem Entscheider etwas, das er weitergeben kann. Es macht sichtbar, was im billigeren Angebot fehlt. Und es ist deine Grundlage, wenn sich in einem Jahr etwas als anders herausstellt.1
Die sieben Bausteine
1. Der Leistungsumfang, je Raumart und je Turnus. Nicht „Unterhaltsreinigung nach Bedarf”, sondern eine Tabelle: Raumart, Fläche, Tätigkeiten, Turnus. Darunter getrennt, was wöchentlich oder monatlich dazukommt — Türen, Sockelleisten, Heizkörper, Glasflächen innen — und was einmal oder zweimal im Jahr als Grundreinigung ansteht.
Eine Frage entscheidest du bewusst: Nennst du Stunden? Meine Antwort ist: nein, solange der Kunde Reinigung kauft und nicht Zeit. Wer Stunden ausweist, bekommt eine Verhandlung über Stunden, und die verliert immer der, der sorgfältig gerechnet hat. Wer dagegen einen Stundenvertrag verkauft — bei Bauschlussreinigung oder Sonderarbeiten üblich —, weist Stunden, Stundensatz und eine Obergrenze aus. In Vergabeverfahren gilt ohnehin, was in den Unterlagen steht (Kapitel 5 von „Vom Auftrag zum Unternehmen”).
2. Die Annahmen. Der Baustein, den fast niemand hat und der die meisten Streitigkeiten verhindert. Eine Liste von acht bis zwölf Zeilen, jede mit dem Zusatz „Grundlage: Besichtigung vom [Datum]“ — die Zusammenfassung aus Kapitel 9, nur aufgeschrieben.
Hinein gehören: die Flächen je Raumart mit dem Hinweis, dass sie selbst gemessen sind · die angenommene Nutzung und Personenzahl · das Zeitfenster · die Zugangsart · Bodenarten und ihr Zustand · wer Verbrauchsmaterial stellt · dass Wasser und Strom im Objekt zur Verfügung stehen · der Entsorgungsweg · die Zahl der Gänge im Monat samt Monatsfaktor · die Behandlung von Feiertagen und Betriebsruhe · die Leistung der Schnittstellen, insbesondere was der Hausmeister weiterhin macht.
Und ein Satz darunter, der die Liste erst wirksam macht: „Ändert sich eine dieser Grundlagen dauerhaft, stimmen wir die Leistung oder den Preis entsprechend ab.” Damit ist das zusätzliche Büro aus Kapitel 10 kein freundlicher Gefallen mehr, sondern ein Vorgang.
3. Die Ausschlüsse. Was ausdrücklich nicht enthalten ist. Das klingt nach Kleingedrucktem und ist das Gegenteil: Ein Angebot, das seine Grenzen nennt, wirkt geprüft. Typisch: Glasreinigung außen oberhalb der Leiterhöhe · Fassade · Grundreinigung, soweit nicht gesondert aufgeführt · Winterdienst · Grünpflege · Verbrauchsmaterial · Sonderreinigung nach Schaden, Umbau oder Baumaßnahme · Entfernung von Graffiti · Schädlingsbekämpfung · Reinigung außerhalb des vereinbarten Zeitfensters. Dazu, wo es passt, der Satz aus Kapitel 4 von „Aufträge kommen nicht von allein”: „Für die ausgeschlossenen Leistungen nenne ich Ihnen gern zwei Betriebe.”
4. Beginn, Laufzeit, Kündigung. Startdatum. Ein Einweisungstermin mit Datum, an dem du das Objekt mit der Kraft gemeinsam abgehst. Laufzeit und Kündigungsfristen. Und, wenn du es anbieten willst, ein begrenzter Probezeitraum mit festem Preis — begrenzt und günstig darf er sein, kostenlos nicht, weil kostenlos die Leistung entwertet (Kapitel 9 von „Aufträge kommen nicht von allein”).
5. Der Preis und was ihn ändert. Betrag netto, monatlich, Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen, Zahlungsziel, Abrechnungsweg. Und hier gehört die Preisanpassungsklausel hinein — der eigene Abschnitt weiter unten.
6. Die Gültigkeit. Ein Datum, nicht „freibleibend”. Vier bis sechs Wochen sind angemessen, und den Termin kennst du aus der dritten Frage in Kapitel 9: Wann ist die Sitzung?2 Eine Gültigkeit ist keine Drohung, sie ist eine Tatsache — deine Kostenbasis hat ein Ablaufdatum, und zum 31. Dezember 2026 läuft die geltende Lohnuntergrenze aus (Kapitel 10).3
7. Der nächste Schritt. Wer tut was bis wann. Ein Name, eine Nummer, ein Zeitfenster. Eine Unterschriftszeile oder ein klarer Annahmeweg. Und dein Satz: „Wenn Sie bis zum 20. November zusagen, beginnen wir am 1. Dezember mit der Einweisung am 28. November.” Ohne diesen Baustein liegt dein Angebot in einem Posteingang und wartet darauf, dass jemand aktiv wird.
Die eine Zeile, die Rückfragen spart
Ganz oben, vor allem anderen, steht eine einzige Zeile. Sie ist dort, weil dein Angebot fast immer von jemandem gelesen wird, der nicht dabei war.
Unterhaltsreinigung von 620 m² Bürofläche in zwei Etagen, dreimal wöchentlich nach 17 Uhr, ab 1. Dezember 2026 — 1.770 Euro netto im Monat. Grundlage: Besichtigung vom 12. November 2026; Annahmen und Ausschlüsse auf Seite 2.
Diese Zeile leistet vier Dinge. Sie lässt sich weiterleiten und in einer Beiratssitzung vorlesen, ohne dass jemand drei Seiten blättert. Sie nennt den Umfang neben dem Preis, sodass ein billigeres Angebot ohne Sanitärbereiche auffällt. Sie nennt die Grundlage, und damit ist jede spätere Änderung eine Änderung und keine Meinungsverschiedenheit. Und sie beantwortet die Rückfragen, die sonst per Mail kommen: wie viel, wie oft, wann, ab wann.
Schreib diese Zeile als Letztes. Wenn sie sich nicht in einen Satz bringen lässt, ist das Angebot noch nicht fertig.
Zwei Varianten statt eines Rabatts
Ein Rabatt ist keine Verhandlungstechnik, er ist eine Selbstauskunft: Der erste Preis war nicht der richtige. Und er ist teurer, als er aussieht.
Rechenbeispiel, Modell, frei gewählte Annahmen, netto, Stand Oktober 2026.4 Auf das Objekt aus Kapitel 10 — Preis 1.770 Euro, Gewinn 131 Euro — gibst du 10 Prozent Rabatt. Das sind 177 Euro. Der Rabatt kostet 135 Prozent deines Gewinns. Die fehlenden 46 Euro gehen von deiner Gemeinkostendeckung ab. Der Auftrag läuft weiter, du verdienst nichts daran, und die Arbeit ist dieselbe.
Die Alternative kostet dich zwanzig Minuten und gibt die Entscheidung dorthin zurück, wo sie hingehört: zum Kunden. Du legst zwei Varianten vor, die sich im Umfang unterscheiden, nicht nur im Preis.5 Zwei, nicht drei — bei drei vergleicht niemand mehr, sondern alle verschieben.
Rechenbeispiel Varianten, Modell, frei gewählte Annahmen, netto, Monat. Dasselbe Objekt, derselbe Rechenweg und dieselben Sätze wie in Kapitel 10.
Variante A — Vollumfang. Alles dreimal wöchentlich. 43,4 Objektstunden, direkte Kosten 1.212 €, Selbstkosten 1.639 €, Preis 1.770 €. Deckungsbeitrag 12,86 € je Objektstunde.
Variante B — reduzierter Turnus. Büro, Verkehrsflächen und Teeküche zweimal wöchentlich, Sanitärbereiche bleiben bei dreimal. 32,2 Objektstunden bei unveränderten 13 Gängen. Lohnvollkosten 868 €, Fahrzeug 41 €, Material 27 €, direkte Kosten 936 €, Risiko 28 €, Gemeinkostenumlage 290 €, Selbstkosten 1.254 €, Zuschlag 8 Prozent — Preis 1.354 €. Deckungsbeitrag 12,98 € je Objektstunde.
23,5 Prozent weniger Preis für 25,8 Prozent weniger Objektstunden. Beide Varianten tragen sich. Keine verschenkt etwas.
Der Satz, mit dem du sie vorlegst, ist entscheidend und kurz: „Ich habe Ihnen zwei Fassungen gerechnet. A ist der Umfang, den wir besprochen haben. B ist der Umfang, der zu einem kleineren Budget passt — mit weniger Leistung, nicht mit weniger Preis für dieselbe Leistung. Welche passt besser?“
Danach sagst du nichts. Die Stille gehört dem Kunden (Kapitel 9).
Was du bei den Sanitärbereichen nicht reduzierst, hat einen Grund, der im Angebot stehen darf: Sie sind der Bereich, an dem Nutzer die Reinigung bewerten, und der einzige, in dem ein ausgelassener Gang innerhalb eines Tages sichtbar wird. Wer dort kürzt, spart 9,75 Stunden und riskiert das Objekt.
Die Preisanpassungsklausel
Jetzt der Abschnitt, der einen kleinen Betrieb über drei Jahre retten oder ruinieren kann. Ein Dreijahresvertrag ohne Preisanpassung bei steigendem Mindestlohn ist kein Vertrag, sondern ein geplanter Verlust.
Der Grund steht in Kapitel 10: Dein Preis besteht zu einem großen Teil aus Lohn. Im Beispiel sind es 1.134 von 1.770 Euro, also 64 Prozent. Und die Lohnuntergrenze dieser Branche ist befristet bis zum 31. Dezember 2026; ein Folgetarif war am 7. Oktober 2026 nicht vereinbart (Status: zu prüfen, Kapitel 10 dieses Buches und Kapitel 5 von „Vom Auftrag zum Unternehmen”). Du unterschreibst also einen Preis für eine Kostenbasis, die du nicht kennst.
Rechenbeispiel, frei gewählte Annahmen, Modell, netto. Die Steigerungssätze sind gewählt und keine Prognose. Angenommen, deine Lohnkosten steigen jedes Jahr um 4 Prozent, und du kannst das nicht weitergeben. Bei 1.134 Euro Lohnkosten im Monat: Jahr 1: 0 Euro. Jahr 2: rund 544 Euro. Jahr 3: rund 1.110 Euro. Über drei Jahre rund 1.654 Euro — bei einem geplanten Gewinn von 131 Euro im Monat, also 4.716 Euro über drei Jahre. Du verlierst 35 Prozent des Gewinns dieses Auftrags an einen Posten, den du im Vertrag hättest regeln können. Derselbe Mechanismus, mit anderen Zahlen, steht in Kapitel 5 von „Vom Auftrag zum Unternehmen” für Vergabeverfahren.
Mustertext · redaktioneller Entwurf
Ausdrücklicher Hinweis: Die folgenden beiden Texte sind ein redaktioneller Entwurf des Autors zur Veranschaulichung. Sie sind nicht rechtlich geprüft, nicht auf deinen Vertrag abgestimmt und keine Rechtsberatung. Preisanpassungs- und Preisgleitklauseln sind rechtlich empfindlich — gegenüber Verbrauchern gelten strengere Maßstäbe als gegenüber Unternehmern, und an Bestimmtheit und Transparenz werden Anforderungen gestellt. Lass die Klausel prüfen, bevor du sie verwendest. Eine unwirksame Klausel ist schlimmer als keine, weil du dich auf sie verlässt.6
Entwurf 1 — an die Lohnentwicklung gebunden.
„Der Lohnkostenanteil dieser Leistung beträgt 64 Prozent des Nettopreises. Erhöht sich der für die Innen- und Unterhaltsreinigung maßgebliche Mindest- oder Tariflohn, so erhöht sich der Nettopreis zum Ersten des auf die Erhöhung folgenden Monats um den Prozentsatz dieser Erhöhung, multipliziert mit dem genannten Lohnkostenanteil. Der Auftragnehmer teilt die Anpassung spätestens vier Wochen vorher schriftlich mit und weist die Berechnung aus. Sinkt der maßgebliche Lohn, gilt dieselbe Regel in umgekehrter Richtung. Übersteigt eine Anpassung 5 Prozent des bisherigen Nettopreises, kann der Auftraggeber den Vertrag innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung zum Wirksamwerden der Anpassung kündigen.”
Entwurf 2 — an einen veröffentlichten Index gebunden.
„Die Vertragsparteien passen den Nettopreis einmal jährlich, erstmals zum [Datum], an die Entwicklung eines von beiden Seiten benannten, von einer amtlichen Stelle veröffentlichten Index für Dienstleistungen der Gebäudereinigung an. Maßgeblich ist die Veränderung gegenüber dem Stand bei Vertragsschluss beziehungsweise der letzten Anpassung. Eine Anpassung erfolgt nur, wenn die Veränderung mindestens 3 Prozent beträgt. Der Auftragnehmer teilt die Anpassung unter Angabe des Index, des Vergleichszeitraums und der Berechnung spätestens vier Wochen vorher schriftlich mit.”
Drei Hinweise zu beiden Entwürfen. Erstens: Die Senkungsklausel in Entwurf 1 ist nicht Großzügigkeit, sondern einer der Punkte, an denen eine einseitige Klausel angreifbar wird. Zweitens: Das Kündigungsrecht ab 5 Prozent ist das, was die Klausel verhandelbar macht — es nimmt dem Auftraggeber die Sorge, einen Blankoscheck zu unterschreiben. Drittens: Für Entwurf 2 musst du den konkreten Index benennen, bevor du ihn verwendest; eine Klausel, die auf „einen geeigneten Index” verweist, ist keine Klausel. Welcher Index geeignet ist, lasse ich hier ausdrücklich offen — das gehört geprüft und nicht geraten.
Und für kurze Verträge die ehrliche Alternative: Eine Laufzeit von zwölf Monaten mit jährlicher Preisverhandlung braucht keine Klausel. Sie kostet dich nur jedes Jahr ein Gespräch.
Was formal hineingehört
Keine Rechtsberatung, nur die Punkte, bei denen in dieser Branche regelmäßig etwas fehlt. Alle Preise netto, Umsatzsteuer gesondert — ein Gewerbekunde rechnet netto, ein Privathaushalt bekommt auch den Bruttobetrag genannt. Bist du Kleinunternehmer, gehört das als Hinweis ins Angebot; wie das bei dir aussieht, ist zu prüfen und gehört zum Steuerberater.7 Beim Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag gehören Vor- und Zuname auf Geschäftsbriefe, auch neben einer Geschäftsbezeichnung (Kapitel 9 von „Aufträge kommen nicht von allein”). Und: Ein Angebot ist noch keine Rechnung — die Pflichtangaben einer Rechnung sind andere.
Ein Punkt, der nur im Privatangebot gilt: Deine eigenen Geschäftsbedingungen darfst du beilegen, und es ist meist richtig. In einem Vergabeverfahren führt genau das zum Ausschluss, weil es eine Änderung der Vergabeunterlagen ist (Kapitel 5 von „Vom Auftrag zum Unternehmen”). Derselbe Handgriff, zwei gegensätzliche Ergebnisse — das ist der häufigste Fehler beim Wechsel zwischen Privatkunden und öffentlichen Auftraggebern.
Die drei Betriebe
Alle drei sind frei erfunden. Ihre Zahlen sind gewählte Annahmen — Status Modell —, netto, Stand Oktober 2026.8
Dilan Acar, 34, Dresden, nebenberuflich, acht Stunden die Woche. Ihr Angebot für das Treppenhaus aus Kapitel 9 ist zwei Seiten lang, und die erste Zeile lautet: „Treppenhausreinigung, 142 Stufen und 38 m² Verkehrsfläche, wöchentlich donnerstags, ab 1. Dezember.” Ihre Ausschlussliste hat vier Zeilen, darunter die Glasreinigung der Eingangstür außen. Die Eigentümerin fragt, ob die Tür nicht „einfach mit dazu” könne. Acar sagt nein und nennt einen Betrieb. Sie verliert damit einen Teil des Auftrags und behält ihren Radius von 15 Fahrradminuten — eine Entscheidung gegen Wachstum, die bei 184 Objektstunden im Jahr (Kapitel 10) keine Bescheidenheit ist, sondern Arithmetik. Eine Preisanpassungsklausel braucht sie nicht: Ihr Angebot gilt für zwölf Monate.
Hoffmann Gebäudereinigung, Osnabrück, Andreas Hoffmann, 52, sechs Teilzeitkräfte. Er legt für das Bürogebäude beide Varianten vor, A zu 1.770 Euro und B zu 1.354 Euro. Der Interessent nimmt B — und Hoffmann hätte zwei Jahre früher bei derselben Lage 10 Prozent nachgelassen und Variante A zu 1.593 Euro gereinigt, mit 46 Euro weniger Gemeinkostendeckung als bei B. Dieselbe Absage, zwei völlig verschiedene Ergebnisse. Im gleichen Monat verliert er ein anderes Angebot vollständig, weil er auf der Preisanpassungsklausel besteht und der Verwalter einen Festpreis über drei Jahre will. Ein verlorener Auftrag — und nach der Rechnung oben der günstigere von zwei möglichen Verlusten.
Novak Gebäudeservice, Mannheim, Petra Novak, 41, 19 Beschäftigte. Sie verhandelt seit Kapitel 9 von „Aufträge kommen nicht von allein” in jeden neuen Vertrag eine Zeile zur Referenznennung. Seit diesem Jahr verhandelt sie eine zweite: die Preisanpassung. Der Grund steht in Kapitel 10 — 4 Prozent höhere Lohnkosten wären 1.768 Euro im Monat, zwei Drittel ihres Gewinns. Beim Generalunternehmer, 61 Prozent ihres Umsatzes, kommt sie damit nicht durch; dort gilt dessen Vertragswerk. Also nimmt sie die Klausel in jeden eigenen Vertrag und rechnet beim Generalunternehmer den Risikozuschlag ein — der Preis, den Abhängigkeit kostet, und ein Grund mehr für ihr Ziel aus Kapitel 1 von „Aufträge kommen nicht von allein”.
Die typische Fehlentscheidung
Sie lautet: „Der Kunde will doch nur die Zahl.”
Er will die Zahl, aber er muss sie jemandem erklären. Ein Angebot, das ihm das nicht abnimmt, wird in der Sitzung von jemandem vertreten, der nichts dazu sagen kann — und das verliert gegen ein schlechteres Angebot mit besserer Zusammenfassung.
Die zweite Fehlentscheidung ist „freibleibend”. Ein Angebot ohne Gültigkeitsdatum wird im März angenommen und mit Februarkosten gereinigt. Die dritte ist der Rabatt am Telefon, bevor überhaupt nachgefragt wurde. Die vierte ist der Dreijahresvertrag ohne Klausel, unterschrieben, weil die Laufzeit nach Sicherheit aussah. Sicherheit für wen?
Deine nächste Aufgabe
- Diese Woche, zwei Stunden: Bau dein Angebotsmuster mit den sieben Bausteinen (Arbeitshilfe 12). Einmal, gut, wiederverwendbar.
- Diese Woche, 30 Minuten: Schreib deine Ausschlussliste — mindestens acht Zeilen. Nimm die dritte Schublade aus Kapitel 4 von „Aufträge kommen nicht von allein” als Grundlage (siehe Anhang A.5).
- Diese Woche, 20 Minuten: Formuliere deine Annahmenliste als Vorlage, mit dem Satz über die Abstimmung bei dauerhaften Änderungen.
- Vor dem nächsten Angebot, 20 Minuten: Rechne eine zweite Variante mit reduziertem Umfang. Nach dem Schema aus Kapitel 10, nicht als Prozentabschlag.
- Diesen Monat, eine Stunde plus Prüfung: Lass eine Preisanpassungsklausel für deine laufenden Verträge rechtlich prüfen. Die Entwürfe oben sind der Gesprächsanfang, nicht das Ergebnis.
- Vor dem 1. Januar 2027, 30 Minuten: Geh alle Verträge mit Laufzeit über zwölf Monate durch und markiere die ohne Anpassungsregel. Das ist deine Liste für das nächste Gespräch.
Zu diesem Kapitel
Querverweise
- In dieser Reihe: Kapitel 4 (Leistungsgrenzen und dritte Schublade), 9 (Firmierung, Probeeinsatz, Referenznennung) von „Aufträge kommen nicht von allein”; Kapitel 8 (Rahmen statt Preis), 9 (Zusammenfassung als Annahmenliste, Entscheidungsweg, Stille), 10 (der gesamte Rechenweg und alle Beträge) dieses Buches; Kapitel 5 (keine eigenen Geschäftsbedingungen im Vergabeverfahren, fehlende Preisgleitklausel) von „Vom Auftrag zum Unternehmen”. Arbeitshilfe 12.
Vor Drucklegung zu prüfen: die Klauselentwürfe durch eine Fachprüfung, der Index für Entwurf 2, die Lohnuntergrenze ab 1. Januar 2027, und die Kapitelnummern der Folgekapitel zu Nachfassen sowie Vertrag und Übergabe.
Rechtsstand dieses Kapitels: 7. Oktober 2026. Dieses Kapitel ist allgemeine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Was in deinem Vertrag wirksam ist, entscheidet nicht dieses Buch, sondern die Prüfung deines Vertrags.
Rebecca
Ivonna